SAIBA O QUE É E COMO FUNCIONA UM PLANO DE AÇÃO EFICAZ!
Executar um novo projeto é sempre um desafio. Afinal, driblar todos os imprevistos possíveis não é nada fácil. Neste sentido, é essencial ter um bom plano de ação para ajudar a alcançar o sucesso e atingir os resultados esperados, sempre respeitando o cronograma e o orçamento propostos.
Se você ainda não tem tanta intimidade com essa ferramenta, não tem problema! Neste artigo, vamos explicar o que é um plano de ação, por que ele é tão importante para o sucesso de um projeto e como executá-lo com maestria!
Acompanhe!
Afinal, o que é um plano de ação?
Como o próprio nome já indica, um plano de ação é um documento em forma de planilha que descreve o planejamento de uma ação, ou seja, de um projeto com objetivo definido, visando a assegurar que um problema seja solucionado e/ou que os resultados almejados sejam alcançados.
O plano de ação surge após a elaboração de um planejamento estratégico, portanto, é o documento responsável por guiar a execução de um projeto, ajudando a estruturar e acompanhar todas as atividades envolvidas.
A ideia é listar os tópicos contendo as ações necessárias para alcançar determinado objetivo, padronizando o trabalho e criando uma rotina para as equipes seguirem. Assim, no plano de ação estão definidas informações como as tarefas necessárias para o desenvolvimento do projeto, seus objetivos e metas, sua sequência de execução, os responsáveis por cada uma das ações, os recursos necessários e o cronograma físico e financeiro, entre outros itens.
Trata-se de uma ferramenta de gestão importante porque permite visualizar melhor o cenário, entender os objetivos e riscos de um projeto e tomar decisões mais bem fundamentadas, antes mesmo que as atividades sejam postas em prática. Isso garante maiores probabilidades de acerto na execução e a possibilidade de identificar e corrigir previamente certos problemas.
Ao considerar tanto a conjuntura interna quanto a externa ao negócio na hora de elaborar uma estratégia adequada, o plano de ação se presta tanto para soluções de curto prazo quanto de longo prazo. Ele pode ser usado para facilitar o alcance de uma meta específica ou para viabilizar melhores resultados em um determinado período.
A importância de criar um plano de ação para sua empresa
A principal função de um plano de ação para os negócios é viabilizar o alcance de objetivos corporativos. Trata-se de um instrumento fundamental para a prosperidade e a expansão da empresa, já que possibilita aos gestores definirem a estratégia adotada, planejar a execução e acompanhar as atividades e controlar as responsabilidades de cada membro da equipe, bem como os recursos envolvidos na concretização do projeto.
Um dos motivos pelos quais vale a pena tirar um tempinho para elaborar um plano de ação eficiente é que esse documento detalha exatamente o que precisa ser feito e como realizar essas atividades, o que ajuda a organizar a rotina e controlar o fluxo de tarefas. Isso eleva a produtividade da empresa e otimiza o uso do tempo das equipes.
Outro efeito causado por um bom plano de ação é o seguinte: caso os resultados apresentados estejam abaixo das expectativas, é muito mais fácil identificar as vulnerabilidades e falhas do projeto e corrigi-las rapidamente.
Por que é vantajoso estruturar um plano de ação?
Como podemos observar, o plano de ação tem um papel importante na organização de um projeto, mas quais benefícios reais podemos obter com essa metodologia? Confira algumas das vantagens a seguir!
Flexibilidade de utilização
Não há projeto grande o suficiente ou pequeno demais para um plano de ação. Logo, você garante o melhor resultado de seus projetos independentemente de sua complexidade;
Redução de custos
Com o plano de ação, os gestores poderão ter uma base mais fidedigna de recursos necessários, seja físico, financeiros e humanos;
Redução de riscos
Assim como os custos, a avaliação de riscos durante a produção do plano de ação auxilia reduzindo imprevistos;
Colaboradores mais engajados
Com o plano de ação, as atividades a serem realizadas ficam mais claras. Portanto, seus colaboradores poderão entender melhor suas responsabilidades e se envolver mais com o projeto;
Alinhamento com planejamento estratégico
Outra vantagem do plano de ação é pôr em prática o planejamento estratégico de acordo com as metas e objetivos traçados;
Qualidade nos seus processos
No plano de ação, várias metodologias podem ser adicionadas para promover a solução de problemas e a qualidade na execução de tarefas.
Quais os elementos essenciais de um plano de ação?
Bom, agora que você conhece as vantagens desta ferramenta, vamos ver como funciona um plano de ação. Confira os elementos que não podem faltar em seu plano.
Objetivo
A primeira etapa é a definição de um objetivo do plano, ou seja, aonde se quer chegar.
Planejamento
Na etapa de planejamento, são definidos as atividades a serem realizadas, os responsáveis por cada etapa, as estratégias, os recursos, o cronograma e os riscos. Outro fator essencial durante o planejamento é a criação de metas, sejam elas de curto, médio ou longo prazo para a realização de cada tarefa.
Execução
Aqui tudo que foi planejado vai ser posto em prática. Para isso, todos os colaboradores devem estar cientes de suas responsabilidades e os recursos necessários disponíveis. Se a etapa anterior foi feita com cuidado, a execução vai correr no cronograma e recursos estipulados.
Monitoramento
Como toda ferramenta de gestão, o plano de ação também deve ser acompanhado de indicadores adequados para avaliar se os resultados esperados foram alcançados. Além do mais, o monitoramento também permite a identificação de erros e desvios, permitindo a criação de alternativas para solucionar de forma precoce.
Encerramento
Todo projeto tem um início e um fim, e assim também deve ser o plano de ação. É preciso notar que a etapa final não significa que o trabalho deve parar. É nessa etapa que todo o plano será avaliado quanto ao sucesso da estratégia, gerando dados que serão base para futuros projetos.
Principais metodologias e ferramentas para criar um plano de ação eficaz
Existem diversas metodologias e ferramentas que podem ser usadas para auxiliar na criação de um plano de ação. Algumas das mais usadas são:
5W2H
Essa é uma das ferramentas mais versáteis para usar em seu plano de ação, e consiste basicamente em um checklist que direciona o desenvolvimento de um projeto. 5W2H é a sigla em inglês que representa as sete perguntas que devem guiar o alcance de seus objetivos:
1. O que fazer (What): Quais são as atividades necessárias para alcançar os objetivos?
2. Por que (Why): Quais são os motivos ou as vantagens de se realizar este plano de ação?
3. Onde (Where): Quais são os setores responsáveis pelas atividades?
4. Quem (Who): Quais são os colaboradores responsáveis por cada atividade?
5. Quando (When) Qual é o prazo para o cumprimento das atividades?
6. Como (How): Como as atividades serão executadas?
7. Quanto (How much): Quanto será o orçamento (físico, financeiro, humano) necessário?
PDCA
O PDCA é uma metodologia cíclica, ou seja, os resultados são utilizados para guiar a etapa inicial. Desta forma, proporciona uma melhoria contínua. A sigla PDCA, na língua inglesa, representa:
P (Planejar): Definir objetivos e planejamento das metodologias e estratégias aplicadas;
D (Fazer): Execução das atividades;
C (Conferir): Avaliação dos resultados obtidos com os planejados;
A (Agir): Este é o momento de agir com base nos resultados obtidos: o objetivo final foi alcançado? Quais melhorias no processo precisam ser feitas? Ou seja, perguntas que irão guiar um novo ciclo.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como “Espinha de Peixe” é uma ferramenta que utiliza gráficos para avaliar processos e identificar as possíveis causas de um problema.
Na hora de montar o diagrama, é necessário definir o problema a ser resolvido, analisar as causas, destacar a principal delas e planejar ações para remediá-la.
Esse método se baseia na teoria de que qualquer obstáculo tem uma quantidade específica de causas primárias, secundárias e terciárias. Tais causas são conhecidas como os 6Ms: máquina, materiais, mão de obra, meio ambiente, método e medidas.
Por ser uma ferramenta gráfica, é fácil visualizar os problemas a serem resolvidos e ir à raiz de suas causas, priorizando-as conforme a urgência e a gravidade e focando na correção.
SMART
Por fim, o método SMART ajuda a estipular metas eficientes. O nome da metodologia é um acrônimo para os termos em inglês specific, measurable, attainable, relevant e time based, sendo que cada uma dessas palavras corresponde a um critério a que a meta deve obedecer.
Assim, metas inteligentes precisam ser específicas (ou seja, não podem ser genéricas), mensuráveis, alcançáveis, relevantes para os objetivos da empresa e temporais, ou seja, terem um prazo definido.
O método SMART ajuda a empresa a ter mais foco e se engajar naquilo que realmente importa. Isso se reflete em projetos mais bem-sucedidos e em resultados mais expressivos.
Etapas para a criação de um plano de ação
O plano de ação é uma ferramenta de gestão, tanto de tempo como de recursos. Para a elaboração de um plano de ação eficaz, alguns pontos devem ser observados, como, por exemplo:
Determine um objetivo claro
O primeiro passo de um plano de ação é saber exatamente o motivo pelo qual ele está sendo executado, ou seja, seu principal objetivo. A definição de um objetivo claro evita que as ações se dispersem, o que poderia levar a um maior gasto de recursos e tempo em trabalhos desnecessários.
Seja condizente com a sua realidade
O plano de ação deve ser realista, considerando não apenas as condições internas da empresa, mas também as situações externas, como o mercado em sua volta.
Crie metas e prazos realistas
Nada é mais desanimador do que ter metas impossíveis. Para evitar que sua equipe se sinta desmotivada, crie metas e prazos que estejam de acordo com a realidade de seus colaboradores e recursos.
Utilize de ferramentas de gestão
A adaptabilidade do plano de ação permite o uso dessa metodologia para projetos diversos, desde a área de gestão, financeiro, marketing ou vendas.
Consultoria de negócios: quando é necessário contratar um especialista?
Existem algumas situações em que é recomendável optar por uma consultoria corporativa. Uma delas é a projeção financeira da empresa, que permite avaliar qual é a expectativa de lucros.
Outra, é quando a empresa precisa otimizar seus processos, identificando possíveis gargalos e pontos de melhoria.
E, finalmente, quando a empresa está numa fase em que necessita se tornar mais competitiva no mercado.
Essas três circunstâncias são delicadas e, para que o plano de ação seja eficaz, é necessário contar com o conhecimento e a experiência que só profissionais especializados podem oferecer. Nesses casos, é interessante contratar uma consultoria para direcionar melhor os negócios.
Além de oferecerem sua expertise, os consultores proporcionam uma visão de fora, mais racional e neutra. Tudo isso permite que eles orientem as lideranças de forma mais precisa, influenciando no processo de tomada de decisão e contribuindo para resultados mais expressivos.
Agende uma consultoria com a Insper Jr e impulsione seus negócios!
Neste post, você conheceu um pouco mais os detalhes por trás de um bom plano de ação e entendeu a importância desse instrumento para o sucesso de seu negócio.
Essa ferramenta auxilia na execução de projetos de diversas áreas, independentemente da complexidade ou duração. Assim, o plano de ação é um aliado fiel para o crescimento da empresa, desde que realizado por profissionais qualificados e com experiência no assunto.
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