SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: VEJA SE A SUA EMPRESA PRECISA DE UM!

A integração da tecnologia com o meio empresarial deixou de ser um luxo para se tornar necessário para o sucesso de uma organização. No entanto, traduzir o oceano de dados em informações úteis para a sua empresa pode se tornar uma tarefa quase impossível sem a expertise necessária. E é aí que entram os sistemas de informação.

A contratação de uma equipe capacitada em sistemas de informação pode ser o melhor investimento para que sua empresa possa tomar decisões estratégicas mais assertivas que contribuam para o crescimento do seu negócio. 

Se você está se perguntando o porquê de o sistema de informação ser tão importante, ou, se a sua empresa está precisando desta ferramenta, este artigo é para você!

Nele, iremos explicar o que são os sistemas de informação, por que as empresas precisam de um, quais são os tipos de sistemas disponíveis, o que é preciso para implantar um sistema de informação eficaz, entre outras questões. Acompanhe!

O que são os sistemas de informação?

Os sistemas de informação (SI) coletam, manipulam, processam, armazenam e transferem dados. Ou seja, administram fluxos de informações de uma empresa de forma mais eficiente e ágil. 

Essas informações coletadas podem ser utilizadas com múltiplas finalidades, tais como: análise de estoques, dados financeiros, compras, controle de processos internos, etc. De forma geral, os sistemas de informação facilitam o acesso dos usuários aos dados em tempo real, possibilitando a identificação de erros, a rápida correção e a prevenção de falhas futuras. 

Benefícios dos sistemas de informação para empresas

Os sistemas de informação podem beneficiar as empresas de diversas formas. Um dos principais benefícios que eles trazem é a eficiência operacional. Com a automatização da coleta, da organização dos dados e a integração dos processos, tudo fica mais fluido e otimizado.

Com tais processos otimizados e uma eficiência operacional maior, as equipes também têm mais autonomia e flexibilidade. Além disso, os gestores podem tomar decisões mais bem fundamentadas, uma vez que a análise de dados se torna mais precisa.

Com um bom sistema de informações, é possível analisar dados, gerar relatórios e acompanhar indicadores a qualquer momento, o que ajuda a tomar decisões mais certeiras.

Um sistema de informações eficiente também ajuda a reduzir custos relacionados a erros e atrasos nas operações, já que os processos são automatizados. Com isso, a empresa se torna mais competitiva no mercado.

Quais os tipos de sistemas disponíveis?   

Agora que você conheceu a importância de se implantar sistemas de informação na sua empresa, vamos conhecer mais sobre eles. Há diversos tipos de sistemas de informação que podem ser empregados. Abaixo, trouxemos alguns exemplos e como eles podem ajudar a sua empresa atingir suas metas. 

Sistemas de Apoio às Operações

Como o nome já sugere, são sistemas aplicados ao nível operacional. Sua função está relacionada com atividades diárias de uma organização, como o processamento de transações, controle de processos e banco de dados. São exemplos desses sistemas:

• Sistema de Processamento de Transações (SPT): Tem a  função de registrar transações como pagamentos a colaboradores, impostos, valores recebidos, emissão de notas fiscais e controle de estoque. Desta forma, é um sistema que integra as áreas de contabilidades, vendas e Recursos Humanos; 
• Sistema de Automação de Escritório (SAE): São sistemas planejados para aumentar a produtividade e redução de custos do escritório por meio da utilização de equipamentos e programas de criação, armazenamento, manipulação e distribuição de informações entre os colaboradores. 

Sistemas de Apoio Gerencial 

Embora os sistemas anteriores sejam extremamente úteis no dia a dia de uma empresa, eles não são capazes de fornecer informações mais específicas. Para isso, esses dados são utilizados nos sistemas de apoio gerencial.

Esses sistemas de informação são os responsáveis por concentrar e transformar os dados em informações palpáveis para os gestores durante a tomada de decisões. Alguns exemplos são: 

• Sistema de Apoio à Decisão (SAD): Os SAD têm uma grande capacidade analítica. São capazes de analisar, modelar e fornecer uma resposta rápida a um grande volume de dados, sejam internos ou externos à empresa. 
• Os SAD são utilizados para análises de custos, investimento, de risco e outros. Uma vantagem desses sistemas é sua versatilidade em relação à solução de problemas e seu layout interativo.  
• Sistema de Informação Gerencial (SIG): são sistemas de integração de dados de forma a gerar informações necessárias para a tomada de decisão. Os SIG produzem relatórios com informações contextualizadas que irão fornecer uma visão ampla, permitindo aos gestores a monitorização e o conhecimento verdadeiro do negócio.  Com isso, o objetivo do SIG é fornecer detalhes sobre a organização para auxiliar a empresa a atingir as metas.  

ERP (Enterprise Resource Planning)

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais) são sistemas integrados de gestão empresarial. Trata-se de softwares que integram e centralizam todos os processos e dados da empresa, tornando os processos mais ágeis e confiáveis, à medida que todas as informações, de todos os canais, ficam reunidas em um único lugar.

Eles ajudam os gestores a administrarem as empresas de forma holística e automatizarem uma série de atividades, tornando a gestão mais fluida e eficiente.

CRM (Customer Relationship Management)

Os sistemas de CRM (Customer Relationship Management, ou gestão do relacionamento com os clientes) permitem automatizar todas as tarefas relacionadas aos contatos da empresa com os consumidores.

Por meio deles, as empresas conseguem coletar e armazenar os dados de contato, as preferências, o histórico de compras e outras informações dos clientes de forma centralizada. Isso permite adotar estratégias de marketing mais eficientes e personalizar as abordagens e ofertas, antecipando-se às necessidades dos consumidores.  

BI (Business Intelligence)

BI (Business Intelligence) é um tipo de sistema de informação que realiza a coleta e a análise de dados e os transformam em ideias para as empresas. Ele permite a geração de relatórios mais precisos e profundos e análises preditivas mais rápidas e eficientes, gerando insights para as operações do negócio que ajudam na tomada de decisão do gestor.

Por que minha empresa precisa de um sistema de informação? 

No meio empresarial, a implantação de um sistema de informação é um importante diferencial competitivo no mercado, pois permite explorar dados com um olhar tanto individual quanto integrado a outros parâmetros externos.

Com isso, a empresa poderá conhecer mais sobre si, seu público e, até mesmo, sua concorrência. Assim, o objetivo central desses sistemas é transformar dados brutos em informações claras para a tomada de decisões estratégicas. 

O avanço tecnológico não é algo exclusivo de grandes empresas que produzem uma imensa quantidade de dados. Pequenas empresas ou startups que oferecem soluções tecnológicas também podem se beneficiar com os sistemas de informação.

Logo, podemos observar um dos melhores benefícios do SI: a sua flexibilidade. A obtenção desses sistemas geralmente segue uma estrutura em módulos. Portanto, o gestor pode apenas estruturar os módulos de acordo com as suas necessidades. 

Além disso, também podemos citar outras vantagens como: redução de custos, facilidade de acesso à informação, maior produtividade, e melhora da estrutura organizacional. 

Como saber se preciso de um sistema de informação

Existem alguns indicadores de que a empresa precisa realmente de um sistema de informação. Antes de implementar, façam-se as seguintes perguntas:

• A empresa usa muitos softwares diferentes para processos distintos?
• Os gestores não têm acesso fácil e rápido a informações importantes?
• A contabilidade é lenta e complicada?
• Há muitos erros, atrasos e gargalos nos processos?
• Há muitos problemas no departamento de vendas?
• Os processos de TI são muito lentos e demorados?

Se a resposta for “sim”, pode ser um sinal de que a sua empresa necessita de um sistema de informação. Outra boa dica é contratar uma consultoria corporativa com a Insper Jr, pois nossos especialistas poderão te orientar quanto aos melhores rumos a serem tomados em seu negócio.

O que é necessário para implantar um sistema de informação efetivo? 

Se você já se convenceu de que a sua empresa precisa de um sistema de informação, vamos trazer agora algumas dicas de como obter êxito com esta ferramenta. 

Em primeiro lugar, é necessário que a empresa conte com um profissional ou uma equipe de Tecnologia da Informação (TI) capacitada para essa tarefa. Afinal, quanto maior o domínio destes sistemas, maior a facilidade de administrar esses dados e produzir resultados relevantes para a organização.

Como descrevemos anteriormente, os sistemas de informação são necessários para suprir as necessidades de uma empresa. Com isso, estes precisam corresponder às expectativas. Portanto, o gestor deve se atentar aos seguintes tópicos: 

• Envolvimento de todos os colaboradores: Para que os sistemas de informação possam trazer resultados fidedignos, é preciso que toda organização esteja envolvida e compreenda a importância dessa ferramenta para alcançar os objetivos e metas do negócio;
• Atender as necessidades reais dos usuários: os gestores devem analisar qual é a real necessidade da empresa, se os custos estão compatíveis e se esta solução está alinhada às estratégias do negócio;
• Ser adaptável às novas tecnologias: A tecnologia não é estática, a todo momento um novo recurso ou aplicação pode ser desenvolvida. Assim, para não correr o risco de virar obsoleto rapidamente, pesquise sobre a adaptação desses sistemas às novas tecnologias. 

Não se esqueça, porém, do fator humano. Embora esses instrumentos tenham surgido para agilizar e facilitar o processamento de uma grande quantidade de informações, o que poderia ser quase impossível se fosse realizado manualmente, é preciso ter em mente que eles não são totalmente autônomos. 

É necessário um profissional que programe e monitore esses sistemas de informação, bem como alguém que seja capaz de converter os resultados em decisões estratégicas. Ou seja, a competência do profissional de TI e a habilidade da tomada de decisão com base na informação dos gestores ainda são determinantes para o sucesso da organização. 

Otimize a sua gestão com a ajuda da Insper Jr!

Neste artigo mostramos a importância da aplicação dos sistemas de informação. Essa é uma ferramenta essencial e um diferencial competitivo para que a sua empresa possa aumentar a produtividade e tomar decisões assertivas. Se você busca soluções para as operações ou gerenciamento em seu negócio, os sistemas de informação podem ser a sua resposta.

Para melhorar ainda mais a sua gestão corporativa, além de implementar um sistema de informação, você pode contar com o auxílio da Insper Jr. 

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