COMO AUMENTAR A PRODUTIVIDADE NAS EMPRESAS?

O que fazer para manter a produtividade alta em sua empresa? Esse é um grande desafio para os gestores que, muitas vezes, não sabem o que fazer para melhorar o desempenho de suas equipes. De acordo com um relatório do Reclaim.ai, somente 12% dos funcionários são 100% produtivos no trabalho.

Fatores como a digitalização, a automação, a ciência de dados e a promoção de diversidade são importantes para tornar as empresas mais produtivas. Além disso, há várias outras maneiras de melhorar a produção. Neste artigo, você vai conferir 7 dicas para elevar a produtividade em seu negócio. 

O que é produtividade empresarial e como ela impacta os negócios? 

A produtividade empresarial é um termo usado como referência para a capacidade de entrega de uma empresa, seja de um produto ou serviço. Ela indica a relação que há entre o que foi realizado, os recursos gastos e o tempo que as atividades levaram para serem feitas. 

Ou seja: trata-se de quanto a organização é capaz de produzir no menor intervalo de tempo possível, mas sem prejudicar a qualidade das entregas.

Uma empresa produtiva utiliza os recursos (financeiros e humanos) com sabedoria e economia, já que isso se traduz num retorno financeiro maior. Na hora de mensurar a produtividade, é importante considerar o número de horas necessárias para desempenhar as tarefas e também o valor de produção, pois é preciso haver um equilíbrio entre esses dois fatores.

Para as empresas, perseguir a máxima produtividade é essencial. A produtividade empresarial influencia na eficiência operacional, ajuda a reduzir custos e a tornar a empresa mais competitiva. Além disso, leva a uma melhora na qualidade da produção, o que se reflete em clientes mais satisfeitos.

Como calcular o índice de produtividade?

Empresas produtivas são aquelas capazes de produzir o máximo, com qualidade, em um curto período e gastando o mínimo possível. Para mensurar o quão produtiva uma empresa é, utiliza-se o índice de produtividade.

Em linhas gerais, podemos calcular a produtividade de uma empresa usando a seguinte fórmula:

Produtividade = quantidade de produtos ou serviços/quantidade de recursos empregados

Se você quiser focar mais no aspecto financeiro, pode usar a seguinte variação:

Produtividade = receita total/custo total

Mas o mais interessante é que essas fórmulas podem ser adaptadas para os seus objetivos. Por exemplo, em vez da quantidade de produtos ou serviços, é possível utilizar a variável “quantidade de clientes satisfeitos” ou “quantidade de problemas resolvidos”.

Além do índice de produtividade, é importante ficar de olho em outros indicadores de desempenho, como a capacidade de produção da empresa, o nível de qualidade dos produtos ou serviços, o nível de satisfação dos clientes e o ROI, já que todos esses fatores estão relacionados à produtividade empresarial.

Quais fatores influenciam na produtividade de uma organização?

Existem tanto fatores internos como externos que podem afetar o nível de produtividade da empresa. Entre os aspectos internos, é interessante citar: 

Motivação e engajamento

Profissionais desmotivados tendem a apresentar menor rendimento e, consequentemente, isso afeta a entrega final do empreendimento para o cliente.

Excesso de tarefas

O número excessivo de atividades sob responsabilidade de um único colaborador ou um equipe gera sobrecarga emocional e física, resultando em problemas, como estresse, ansiedade e até mesmo o burnout;

Comunicação interna

A falta de um plano de comunicação interna favorece a baixa produtividade, visto que os processos demoram a ser concluídos por falhas ou interrupções na troca de informações.

Infraestrutura

Às vezes, a corporação já alcançou o limite de sua capacidade produtiva com a infraestrutura atual, sendo necessário investir em novos materiais ou espaços para ampliar o potencial.

No caso dos fatores externos, é válido destacar:

Fornecimento

O nível de desempenho das entregas depende da disponibilidade de matéria-prima e outros recursos necessários à execução das tarefas.

Interrupção de serviços básicos

A falta de distribuição de luz ou água, mesmo que por um curto período, é capaz de paralisar temporariamente as atividades empresariais.

Condições econômicas

Finalmente, as condições econômicas também podem influenciar na produtividade da empresa, à medida que afetam a quantidade de recursos disponíveis.

Como aumentar a produtividade nas empresas? 

Confira 7 dicas de como aumentar o nível de produção em sua empresa.

1- Invista em treinamento e qualificação profissional

Em certas situações, a fim de aumentar a produtividade de uma equipe, é importante fornecer o treinamento adequado. Dessa forma, os profissionais vão aprender a executar o seu serviço com mais confiança e agilidade. 

Afinal, a empresa pode ter feito modificações em seus processos, e os funcionários podem não ter se adaptado ainda às novas metodologias, sendo preciso oferecer a qualificação adequada. 

2- Estabeleça um ambiente organizacional saudável

Outro fator essencial para aumentar o desempenho dos colaboradores, é verificar regularmente o clima organizacional. Nesse sentido, é útil ser observador e conversar com os colaboradores com o objetivo de entender quais são os seus sentimentos em relação ao ambiente interno. 

Nesse sentido, uma boa opção é disponibilizar questionários a fim de identificar situações de conflitos internos e qualquer tratamento desrespeitoso que alguém possa ter sofrido. Ou até mesmo, alguma insatisfação com o modelo de gestão organizacional. 

Vale ressaltar que o ideal é permitir o preenchimento de modo anônimo para que os funcionários fiquem à vontade para expor suas verdadeiras opiniões, sem medo de represálias. 

3- Tenha atenção à qualidade de vida dos funcionários 

Para que os trabalhadores mantenham uma alta motivação no serviço, é preciso que a empresa demonstre interesse pelo seu bem-estar. Isso inclui a compreensão de que o profissional tem uma vida pessoal fora do trabalho. 

Por isso, é interessante que a empresa disponibilize benefícios que visam melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e, consequentemente, sua alegria no emprego. Dentre esses benefícios, estão incluídos:

• Plano de saúde;
• Vale-alimentação ou refeição;
• Descontos em academias e/ou terapia;
• Auxílio home office;
• Horário flexível.

Além disso, o valor do salário deve estar alinhado à média do mercado. Caso contrário, é provável que o funcionário tenha a sensação de que é desvalorizado e procure por outra oportunidade. 

4- Considere investir em tecnologia e inovação

Além de dar atenção aos profissionais, a organização também precisa investir em tecnologia e inovação para aumentar o nível de produtividade. Com o progresso dos recursos tecnológicos, existem diversos softwares e equipamentos capazes de acelerar a produção empresarial. 

Portanto, conheça as novas ferramentas digitais e considere aplicar em seu negócio aquelas que façam sentido para o seu ramo de atividades. Afinal, o mundo está em constante evolução e quem não acompanha o ritmo fica ultrapassado. 

5- Repense os processos e fluxos de trabalho

As mudanças tecnológicas possibilitam a reestruturação dos processos empresariais. Antigamente, tudo era feito manualmente, mas, hoje em dia, existe a oportunidade de automatizar inúmeras tarefas. Principalmente, as rotineiras e burocráticas. 

Desse modo, os gestores e colaboradores ganham tempo para se concentrar em outros afazeres que necessitam do cuidado humano e não podem ser realizados por máquinas.

6- Crie um planejamento estratégico

O planejamento estratégico ajuda a verificar em quais etapas do processo produtivo estão os gargalos. Com isso, é possível elaborar táticas que visam solucionar o problema. 

Além disso, um plano de negócios que inclui previsões auxilia na tomada de decisões assertivas antes de fazer um investimento, proporcionando o conhecimento sobre o quanto e onde aplicar os recursos financeiros. 

7- Considere a aplicação da manufatura enxuta

A manufatura enxuta, ou “Lean Manufacturing”, é um modelo de gestão cujo objetivo é encontrar meios de reduzir os desperdícios em 7 esferas principais:

• Excesso de produção;
• Transporte;
• Espera;
• Defeitos;
• Transporte;
• Inventário;
• Processamento exagerado.

Assim, o tempo é otimizado e há menor ocorrência de erros, ocasionando melhor rendimento na produção industrial.

Quais as melhores ferramentas de produtividade para as empresas?

Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para aumentar a produtividade. Entre elas, podemos citar:

Ferramentas de comunicação instantânea

Usar ferramentas como o Slack, o Zoom, o Teams e o Google Meet facilita a comunicação entre os membros da equipe e contribui para a sua produtividade.

Ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Trello, o Todoist e o Asana são uma mão na roda para as empresas, já que facilitam e otimizam a gestão das tarefas a serem realizadas.

Ferramentas de automação

A utilização de ferramentas de automação de tarefas e de marketing economizam muito tempo das equipes, que conseguem se concentrar em atividades mais estratégicas para a empresa e se tornam mais produtivas.

Ferramentas de CRM

As ferramentas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) permitem automatizar diversos processos e otimizam o relacionamento com os consumidores. Assim, ganha-se tempo e conquista-se a satisfação dos clientes.

Eleve a produtividade de sua empresa com o auxílio da Insper Jr

Neste artigo, explicamos por que a produtividade é tão importante para os resultados de uma empresa, como medi-la usando uma fórmula adaptável para seu objetivo e os fatores que têm influência sobre ela. Também apresentamos dicas eficazes para tornar a empresa mais produtiva.

Quer a nossa ajuda para melhorar sua gestão e tornar seus processos ainda mais produtivos e eficientes? Agende uma consultoria com a Insper Jr e descubra como aumentar a produtividade de seu negócio.