FERRAMENTA 5W2H: 5 DICAS PARA APLICAR NA SUA EMPRESA

Já ouviu falar em ferramenta 5W2H? Essa técnica é muito útil para que o gestor seja capaz de elaborar o planejamento de um projeto de modo que traga resultados positivos e evite gargalos ao longo da execução. 

Sendo assim, conheça os detalhes sobre o funcionamento dessa metodologia e as vantagens que ela proporciona para o seu negócio. Além disso, veja 5 dicas de como aplicar essa abordagem na prática. Boa leitura!

O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é um checklist que orienta o desenvolvimento de um projeto, auxiliando na construção de um plano de ação eficaz. Por meio dela, cada estágio é mapeado com clareza, evitando o esquecimento de algum elemento importante durante o planejamento. 

Essa técnica é de origem japonesa e não há consenso sobre quem tenha sido o seu criador, mas foi aplicada, inicialmente, em estratégias do setor automobilístico, mais especificamente no sistema de produção da Toyota com o objetivo de melhorar a gestão de qualidade.

O uso da sigla 5W2H serve para descrever cada passo que o gestor precisa dar na elaboração do plano. É válido dizer que a expressão é derivada da língua inglesa, por isso, o “W” e “H” são referências a palavras desse idioma que começam com essas letras. Veja o que significado completo do termo:

• What (o quê?);
• Why (por quê?);
• Who (quem?);
• When (quando?);
• Where (onde?);
• How (como?);
• How much (quanto?).

Quais as vantagens de usar a ferramenta 5W2H?

O uso da ferramenta 5W2H proporciona melhorias em diversos estágios do projeto, desde a criação até a execução. Veja 4 exemplos disso. 

Planejamento

Em primeiro lugar, a metodologia auxilia em todo o planejamento, já que funciona como um guia que orienta a construção do plano para que o gestor não esqueça de incluir nenhum aspecto relevante. 

Além disso, esse método possibilita uma visão tanto ampla como específica sobre cada etapa, facilitando a tomada de decisões estratégicas e assertivas, uma vez que é possível entender como os passos do desenvolvimento se relacionam entre si e quais elementos precisam de mais atenção para alcançar o sucesso. 

Prazos

Outro benefício provocado pelo uso da ferramenta 5W2H é o melhor controle de prazos. Vale lembrar que a abordagem inclui a análise de when (quando) e who (quem). Dessa forma, o gestor é capaz de criar um cronograma para cada atividade do projeto, determinando o período de cumprimento e os responsáveis. 

Produtividade

A falta de planejamento adequado afeta negativamente os níveis de produtividade da organização. Isso acontece porque a desorganização dos processos provoca vários gargalos durante a execução das tarefas. Por exemplo, pode existir atraso na conclusão por não saber quem deve fazer cada atividade.

Por outro lado, a aplicação do 5W2H possibilita que todo o processo de execução de um projeto ocorra de modo organizado, já que cada detalhe relevante é respondido por meio dos 7 questionamentos. 

Custos

É verdade que toda proposta demanda um investimento financeiro para ser bem-sucedida. No entanto, para a empresa o ideal é que os custos não sejam extremamente elevados. 

Nesse sentido, o benefício de implementar uma estratégia 5W2H é que durante a etapa do planejamento existe a chance de calcular o valor a ser gasto, definindo um orçamento razoável para cada estágio.

Como aplicar a ferramenta 5W2H? 

Conforme citado anteriormente, o nome “5W2H” é uma referência a 5 termos da língua inglesa que começam com “W” e 2 que iniciam com “H”. Assim, a implementação dessa ferramenta nos projetos empresariais acontece por meio do uso dessas iniciais como forma de lembrete sobre cada etapa do plano de ação. 

Vamos relembrar o significado de cada uma dessas letras e entender como funciona a aplicação na prática. 

• What (o que vai ser feito?): definição da tarefa e dos objetivos;
• Why (por que deve ser feito?): as razões que motivam o projeto;
• Who (quem vai fazer?): as pessoas responsáveis por cada etapa;
• When (quando vai fazer?): o prazo e cronograma detalhado;
• Where (onde vai ser feito?):  o local ou os departamentos da empresa envolvidos na ação;
• How (como fazer?):  os métodos escolhidos;
• How much (quanto vai custar para ser feito?): o valor do investimento necessário para a realização do projeto. 

Então, basicamente, usar uma ferramenta 5W2H é responder a essas perguntas durante a construção do plano. Entretanto, existem algumas ações que tornam o uso da abordagem mais eficaz e proporcionam melhores resultados. Confira!

Dicas para utilizar a ferramenta 5W2H 

Veja 5 sugestões práticas para usar a ferramenta 5W2H de modo apropriado.

Dê respostas objetivas

Inicialmente, as respostas dadas as 7 perguntas da metodologia devem ser objetivas. Afinal, vale lembrar que o intuito é usar os questionamentos como base para a elaboração do plano de ação, logo, explicações que vão direto ao ponto facilitam na compreensão e agilizam o processo de criação do projeto. 

Porém, isso não quer dizer que o gestor não deva incluir os detalhes no documento, a ideia é fazer isso só que de um jeito mais breve, talvez, utilizando apenas as palavras-chave ou em formatos de tópicos. 

Use um sistema coletivo da equipe

Em geral, um projeto exige o trabalho de várias pessoas diferentes, por isso, é útil usar um aplicativo que permita o compartilhamento da ferramenta 5W2H com a equipe a fim de que todos possam ter consciência do seu papel na estratégia. 

Faça uma avaliação geral

Após o preenchimento das informações, é hora do gestor avaliar se não esqueceu de incluir algo que seja relevante. Também, nesse momento, é útil iniciar uma verificação da viabilidade do plano de modo geral. 

Sempre peça feedbacks

Existe um ditado que diz: “duas cabeças pensam melhor do que uma”. Bem, em muitas situações isso acaba sendo verdade, e esse é o caso da criação de um novo projeto. O auxílio de outra pessoa pode proporcionar uma visão sobre algum aspecto que passou totalmente despercebida ao gestor. 

Portanto, após responder as perguntas da ferramenta 5W2H, compartilhe as informações com alguém de confiança e peça feedbacks, existem chances disso resultar em insights valiosos. 

Não tenha medo de repensar o projeto

Por último, com a abordagem 5W2H, você terá mais capacidade para comparar as expectativas do projeto com a realidade da empresa. Então, se necessário, não tenha medo de fazer os ajustes necessários para que o plano de ação se torne verdadeiramente executável.

Em conclusão, a ferramenta 5W2H é um checklist que orienta os gestores a elaborarem planos de ações que sejam eficazes e eficientes. Entre os benefícios desse método, estão incluídos: melhor planejamento, cumprimento de prazos, controle de custos e aumento da produtividade.

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