POR QUE O CONTROLE DE ESTOQUE É ESSENCIAL PARA UMA EMPRESA?

Você já parou para pensar no quanto o controle de estoque é fundamental para o sucesso de diversas empresas, especialmente daquelas que estão se inserindo no mercado?

Mas, apesar da sua importância, essa gestão é bastante negligenciada por diversas empresas, muitas vezes pela falta de organização dos processos internos.

O problema é que a falta de atenção para essa área pode representar um erro grave para o desenvolvimento do negócio. Principalmente porque um bom controle de estoque resulta em ganho, eficiência e redução de custos.

Quer entender mais sobre o assunto? Então continue lendo e entenda de vez a importância de armazenar os produtos de forma correta para não haver nenhum prejuízo. Boa leitura!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque trata-se do monitoramento completo de materiais de uma empresa, a fim de garantir o bom desempenho em todas as operações.

Esse monitoramento de fluxos implica em muitos benefícios para uma empresa, como o controle de entradas e saídas, necessidades de novas compras, redução de prejuízos com mercadorias vencidas, diálogo com fornecedores, etc.

Ou seja, o controle total de todas as atividades empresariais e outras vantagens, como:

• Planejamento completo de produção interna;
• Controle de lucros;
• Estimativa de vendas;
• Precificação de produtos baseados em dados reais;
• Otimização de fluxos.

E o melhor: essas são apenas algumas das várias vantagens que o controle de estoque apresenta para o dia a dia de um negócio.

Qual a importância do controle de estoque para uma empresa?

O controle do estoque é importante para as empresas porque evita que ela perca dinheiro de várias formas, e isso é fundamental para as operações.

Redução de perdas

Para começar, um bom controle de estoque previne contra redução de perdas de mercadorias por armazenagem inadequada ou por passarem do prazo de validade. Quando a gestão do estoque é bem feita, o empresário consegue fazer uma estimativa da quantidade de produtos necessária e armazená-los da melhor forma.

Além disso, um monitoramento correto do estoque permite precificar as mercadorias com mais precisão. Afinal, gerenciar as saídas ajuda a perceber o que vende mais e o que vende menos, a prever a demanda e a se planejar para repor os estoques na hora certa.

Promoções e prazos melhores

Outra vantagem de um bom controle de estoque é que assim é possível criar promoções mais efetivas, adequadas à demanda. Além disso, a loja consegue negociar melhor os prazos com os fornecedores, evitando desfalque ou encalhe de produtos.

Prevenção contra perda de clientes

Isso também evita, inclusive, que os clientes migrem para a concorrência devido à falta de produtos em estoque. Portanto, um bom controle de estoque evita a perda de vendas e contribui com a fidelização de seu público.

Minimização de prejuízos

Finalmente, um bom controle de estoque ajuda a lidar com as mercadorias com menos giro e com produtos próximos ao vencimento. Assim, é possível fazer promoções para estimular as vendas desses itens e evitar um grande prejuízo! 

Além disso, uma vantagem extra é que a empresa acaba reduzindo seus gastos com armazenamento de mercadorias em excesso.

Mas, afinal, como fazer um controle de estoque completo?

Antes de tudo, é importante afirmar que não existe uma fórmula mágica para se fazer um controle eficiente. Porém, alguns pontos são muito importantes. Confira, abaixo, cada um deles:

Conheça bem seu negócio

É importante que os gestores das empresas conheçam bem seus negócios e entendam profundamente a demanda, o mercado em que atuam e quais fatores podem impactar os resultados, como a sazonalidade, por exemplo.

Além disso, é essencial fazer o inventário do estoque. Isso nada mais é do que uma lista contendo todos os itens estocados e suas respectivas quantidades. O inventário deve ser monitorado e atualizado constantemente.  

Faça um planejamento

Você deve planejar muito bem o controle de estoque e criar padrões e normas para a organização. Defina onde cada produto deve estar conforme seus requisitos de armazenamento e determine os horários para manusear as mercadorias, bem como os protocolos a serem tomados antes e depois da saída ou da chegada de cada item.

Faça um acompanhamento completo

Essa é uma ação praticamente obrigatória e deve ser feita constantemente. Afinal, é muito importante analisar todos os produtos que estão em estoque.

Por isso, nada de deixar para depois. Anote todas as mudanças, revise os fluxos e não esqueça das datas de movimentação. Isso evita falhas e previne futuros erros.

Dessa forma, tenha sempre uma equipe ou colaborador para acompanhar essa tarefa no dia a dia.

Capacite seus colaboradores

Mais do que querer que toda a sua equipe desempenhe as funções, é preciso ter profissionais capacitados para que o máximo de erros sejam evitados.

Assim, mantenha sempre a sua equipe capacitada e delegue bem as atividades para que toda a verificação aconteça de forma completa. 

Invista na qualidade dos processos

Não esqueça que alguns investimentos são fundamentais para tornar o fluxo de acompanhamento diário menos obsoleto e custoso no futuro.

Afinal, alguns processos manuais podem ser facilmente substituídos por ferramentas mais tecnológicas e intuitivas.

Considere sempre os prazos de entrega

O erro de muitos gestores é não acompanhar os prazos e culpar apenas os fornecedores pelo atraso de encomendas. Por isso, planeje-se sempre para que não ocorra nenhum atraso.

E para planejar os prazos da maneira mais assertiva considere sempre o volume e frequência de saída dos produtos, sejam eles principais ou secundários.

Tenha sempre boas parcerias com fornecedores

Nenhum fornecedor deve ser escolhido apenas por preços, esse é um erro bastante cometido.

Preze sempre pela qualidade dos produtos e serviços oferecidos, como também pela comunicação com o fornecedor. Esses são pontos primordiais e de extrema importância para qualquer negócio.

Acompanhe os indicadores de resultados

De nada adianta fazer um controle completo se você não acompanha os indicadores de resultados.

Afinal, eles são importantíssimos para saber se a gestão está sendo feita da forma correta ou não. Além disso, com esses indicadores, ainda é possível acompanhar demandas extras do mercado.

E o que NÃO fazer na hora de realizar o controle de estoque?

Na hora de desempenhar as funções de fiscalização de estoques é comum alguns erros aparecerem pelo caminho.

Confira quais você pode (e deve) evitar.

Pensar apenas em preços

Na busca incansável por preços competitivos, muitos empreendedores podem cometer erros fatais. Por isso, atenção total para esse tópico.

Além de analisar os valores de cada item que faz parte do estoque, é primordial avaliar também o tempo médio de estocagem. Isso trará uma versão clara sobre a necessidade de reposição e outras ações em relação a cada produto.

Não saber exatamente o que a sua demanda necessita

É bem óbvio que mercadorias excedentes representam custos para uma operação, não é mesmo?

Afinal, a maioria delas podem perder qualidade ao longo do tempo e pelas condições de armazenamento.

Por outro lado, a ausência de estoques também pode representar falta de oportunidades para o negócio.

Por isso, a orientação é que todo gestor saiba o que fazer para não faltar ou sobrar nada em excesso no estoque da sua operação.

Dessa forma, uma análise mensal pode resolver bem essa problemática que é o motivo de muitos prejuízos atualmente para diversas organizações. 

Não utilizar ferramentas que facilitem os processos internos

Já imaginou realizar processos atuais com velhas ferramentas, até ultrapassadas, de negócios?

Parece nada atrativo!

Justamente por isso, a tecnologia deve ser uma aliada do controle de estoques. Não esqueça de utilizar planilhas e softwares onlines para gerenciar suas atividades em conjunto com toda a equipe envolvida.

Várias dessas ferramentas de softwares hoje disponíveis no mercado são bastante acessíveis e intuitivas, o que permite bastante assertividade e facilidade no dia a dia. 

Afinal, nenhum negócio que visa crescimento pode ficar preso a tecnologias ultrapassadas do mercado. É preciso buscar recursos avançados cada vez mais. 

Nada de ficar parado no tempo enquanto a concorrência sai na frente. 

Não envolver toda a equipe no processo

Jamais centralize tudo em apenas uma pessoa se o seu estoque demanda o acompanhamento de uma equipe.

Isso não só sobrecarregará o colaborador, como não trará resultados eficientes e precisos no processo.

Envolva toda a equipe necessária para que o fluxo aconteça da forma mais fluida possível. 

Afinal, colaboradores engajados e por dentro de todas as ações representam mais oportunidades para a empresa. 

Não programar compras com fornecedores

Esse é um erro bastante comum de equipes que só fazem reposição de produtos com o estoque quase vazio. 

Para evitar isso, o ideal é criar um calendário com datas de compra para todos os produtos, além de criar alerta para sempre fazer a reposição no momento certo.

Isso não só trará clareza na operação, como eficiência para todos os processos. Além de influenciar outro ponto bastante importante para toda empresa: o lucro esperado. 

Negligenciar o espaço físico do estoque

De nada adianta ter todo o controle do estoque se ele pode ser comprometido com a qualidade do armazenamento dos materiais.

Por isso, atenção total ao armazenamento para evitar prejuízos. Planeje cada detalhe para que nenhum erro represente resultados negativos para o negócio e afete o seu crescimento esperado.

Ferramentas para fazer o controle de estoque

Existem algumas ferramentas indispensáveis para ajudar no controle de estoque.

Uma delas é a planilha de controle de estoque, que deve conter as características do material e suas quantidades, as recomendações de armazenagem, o preço, o volume armazenado, entre outras informações que ajudem no controle.

Outra ferramenta importante é a planilha de entrada e saída de materiais, que visa a controlar as compras e vendas das mercadorias ou insumos, bem como as perdas. É importante registrar nessa planilha as datas e horários de cada entrada ou saída, para calcular melhor a rotatividade.

A planilha de giro de estoque também é uma ferramenta muito útil para registrar quanto tempo um item fica armazenado, entre sua compra e a posterior venda. Essa métrica indica o ritmo de renovação do inventário e pode ser facilmente monitorada com o uso da planilha. Assim, o gestor consegue calcular o tempo de permanência de cada mercadoria no estoque e detectar quais precisam girar com mais rapidez.

Para quem quiser facilitar o controle de estoque e estiver disposto a investir um pouco mais, a dica é adotar um sistema automatizado de gestão de estoques. Assim, a tarefa se torna mais simples e rápida!

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Ao longo deste texto, você percebeu como o controle de estoque é fundamental para as empresas. Por isso, não negligencie essa gestão. Inventário de estoque, estabelecimento de processos de entrada e saída, padronização de cadastro de produtos… tudo isso pode gerar grandes oportunidades de crescimento no futuro!

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