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Pessoa se organizando para criar um mapeamento de processos

SAIBA COMO FAZER UM MAPEAMENTO DE PROCESSOS EM 7 PASSOS!

Entender os processos de trabalho da empresa, é uma prática que ajuda no entendimento  de toda a cadeia de valor do produto e/ou serviço, além de otimizar o uso dos recursos para alcançar os resultados definidos pela empresa.

O mapeamento de processos é fundamental para construir um ciclo de melhoria das atividades-chave da empresa, pois a partir da visualização do fluxo de trabalho, são percebidos os pontos forte e os de melhoria que podem influenciar na produtividade e até no lucro do negócio, permitindo que planos de ação sejam estruturados.

Hoje, neste post iremos mostrar o que é um mapeamento de processos, sua importância e o passo a passo de como elaborar um mapeamento de processos para você implementar hoje mesmo na sua empresa!

O que é um mapeamento de processos?

Antes de explicar o que é um mapeamento de processos, precisamos compreender o que é um processo, que pode ser definido como uma ordenação de tarefas que são realizadas em um espaço de tempo, e essa definição envolve todos os materiais, pessoas, e tecnologias envolvidos.

Assim, o mapeamento é uma forma de desenhar, analisar e relacionar os recursos envolvidos, para assim padronizar os processos, torná-los claros para os colaboradores, documentá-los e melhorá-los. É um passo importante, para aquelas empresas que buscam eficiência e aumentar sua vantagem competitiva.

Qual a importância de mapear os processos?

Mapear os processos da empresa é fundamental para uma boa gestão e controle do negócio, pois ele facilita a compreensão e análise do processo em sua totalidade, a partir de uma representação visual.

É uma estratégia importante para apontar quais as correções devem ser feitas no negócio, com a finalidade de atingir a sua eficiência máxima.

A cronoanálise é um dos exemplos que podemos citar, como forma do mapeamento analisar o tempo das atividades para assim tornar o processo mais enxuto.

Além disso, ele serve para padronizar as atividades, o que irá facilitar o processo de tomada de decisão, e essa busca pela eficiência irá reduzir os desperdícios que impactará positivamente nos resultados financeiros da empresa.

Como fazer o mapeamento dos processos?

Agora que entendemos o que é e qual a importância, iremos mostrar 7 passos para você mapear os processos da sua empresa.

#01. Determinar os objetivos do mapeamento

Primeiramente, é preciso definir e entender o que está sendo buscado, para melhor direcionar os esforços para enfim, melhorar os processos.

Além do objetivo do mapeamento em si, devemos levar em consideração os objetivos específicos que cada processo carrega, e o que ele colabora para os objetivos da organização.

E alguns questionamentos podem ser feitos para entender a posição do processo na cadeia de valor, como por exemplo:

  • Porque esse processo existe?
  • Quais os resultados desse processo?
  • O quanto ele é crítico?
  • Quais os riscos do processo?
  • Quais as normas e/ou regulamentos relacionados ao processo?
  • Ele é um processo principal ou de suporte?

Nessa etapa será definida a lista de processos mais importantes que serão mapeados, quais os objetivos de cada um, se as atividades estão contribuindo para o propósito geral da organização

#02. Identificar fornecedores

Todo negócio possui fornecedores que contribuem para as entradas do processo, e estes podem ser internos, ou seja, na empresa que fornecem insumos para a elaboração do produto final, ou externos que podem ser outras instituições ou até autônomos.

É importante identificar esses fornecedores, para entender o tempo de chegada dos itens, o quanto que esse input é crítico ao processo, e se o método ou fornecedor é adequado para a eficiência do processo.

#03. Identificar entradas e saídas do processo

As entradas, ou inputs, são os itens gerados pelo fornecedor, os quais já falamos sobre anteriormente. Essas entradas quando inseridas no processo, são o que fazem ele dar seguimento para as próximas etapas.

Ao inserir esses inputs, eles são processados e/ou transformados na etapa, que gerarão um resultado, esse input pode ser um elemento que agregue valor, ou que gere um novo input para a próxima etapa.

Ao finalizar seu processamento, serão geradas as saídas, que também podem ser chamadas de outputs. A saída também é o produto final, e entendemos que todo o sistema é formado pela transformação de insumos.

Como exemplo de entradas e saídas, podemos citar o processo de fazer um bolo em uma confeitaria. Nesse caso, os inputs são os ingredientes, como farinha, ovos, açúcar, chocolate, as etapas são aquelas que processam esses insumos agregando valor ao produto final.

A saída, nada mais é do que o resultado dessas transformações, que é o alimento pronto para ser servido.

#04. Identifique os componentes do processo

Para uma boa estruturação de processos é essencial entender os componentes que estão envolvidos em cada etapa. Esses componentes podem ser os atores do processo, os fornecedores, os recursos físicos, até chegar ao cliente.

É o momento de organizar e ordenar essas informações para entender o que compõe o sistema, as técnicas utilizadas, etc.

A seguir, iremos mostrar uma lista de componentes que devem ser identificados nos processos:

  • Equipamentos;
  • Colaboradores;
  • Metodologias;
  • Inputs;
  • Outputs;
  • Tenologias utilizadas;
  • Quem são os clientes;
  • Quem são os fornecedores;

#05. Desenhe os processos

Após o processo de identificação dos componentes, entradas e saídas, e fornecedores do processo, chega o momento de desenhá-lo.

O desenho do processo é uma representação visual que contempla todos os componentes, que estão nas etapas e a ordem que estas são executadas. Comumente esse desenho é feito por meio de um diagrama gráfico em forma de fluxograma, ou até um relatório.

Se a escolha for um relatório, este deve ser bem descrito, compreensível, que envolva todos os componentes, principalmente considerando que nem todos podem entender a linguagem utilizada nos diagramas.

Se a escolha for um diagrama, este deve respeitar alguns significados que cada tipo de desenho tem para facilitar a compreensão, como descrito na imagem abaixo:

Elementos para um bom mapeamento de processos
Elementos para um bom mapeamento de processos

Feito o desenho do processo, o gestor terá uma melhor visualização de todos os elementos e, nessa altura conseguirá identificar os gargalos que o impedem de ser executado da forma mais eficiente, para assim construir um novo diagrama ou relatório com a versão do processo melhorada, para apresentar aos colaboradores.

#06. Identificar as melhorias do processo

Após entender quais os problemas que existem no processo, é o momento de identificar quais as otimizações podem ser feitas para amenizar ou até sanar os efeitos negativos que podem ser gerados a partir desses gargalos.

Essas melhorias podem envolver fatores como tempo, recursos físicos, realocação de pessoas, e pode até envolver um reajuste de layout de equipamentos, tudo para construir um procedimento que atinja seus objetivos apenas com os recursos necessários.

Quando colocamos o cliente no centro das nossas operações, devemos observar os processos criticamente de modo a analisar, de que forma as atividades estão contribuindo para uma melhor experiência do cliente.

#07. Repassar as melhorias para a equipe

Tão importante quanto mapear os processos, é repassar a importância dessa ação para equipe, de modo que eles compreendam que é essa otimização, impactará positivamente nas atividades rotineiras deles.

Além disso ao disseminar esses processos é essencial que o gestor repasse o conceito da “melhoria contínua”, ou seja, de que os processos devem ser constantemente melhorados, e que essa proposição de melhoria pode partir de qualquer membro do time.

Percebemos ao longo do post, que mapeamento de processos tem tudo a ver com qualidade e otimização de resultados, e nós da Insper Jr. estamos aqui prontos para criar as melhores soluções para impulsionar os resultados do seu negócio!

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