AFINAL, COMO ELABORAR UM PROJETO?

Planejar um projeto de maneira sólida e estruturada é essencial para melhorar a gestão. Afinal, com um bom planejamento, é mais fácil visualizar cada etapa, controlar todas as variáveis envolvidas e se programar para a execução com muito mais clareza. Neste post, vamos explicar o que é e como elaborar um projeto de maneira estratégica!

O que é um projeto?

Antes de entender como elaborar um projeto, é importante ter em mente o que, de fato, é um projeto. Afinal, esse é aquele tipo de palavrinha polissêmica que, ao longo do tempo, foi ganhando significados distintos e ampliando seu sentido.

Num contexto empresarial, projeto é uma iniciativa temporária, que tem data certa para começar e terminar, e que visa a alcançar um objetivo específico. Todo projeto é único, no sentido de que não pode ser replicado, e progressivo, porque é composto de diversas etapas e tarefas. Ele tem recursos limitados, que, portanto, devem ser bem administrados, e seu objetivo precisa ser claro e viável.

É importante atentar para dois pontos. O primeiro é que, embora todo projeto seja temporário, isso não significa que seja necessariamente de curta duração. Significa apenas que tem prazo para começar e para terminar, e essas datas devem ser obedecidas. O segundo ponto é diferenciar “processo” de “projeto”, pois esses termos não são sinônimos. Afinal, enquanto projetos são temporários e pontuais, processos são um esforço contínuo.

O porquê de criar um projeto empresarial

Elaborar um projeto empresarial de forma planejada e estratégica ajuda a ter uma visão mais clara de todas as etapas e tarefas que estão por vir. Assim, o gestor consegue prever situações adversas, organizar o cronograma, administrar os recursos e se preparar com muito mais precisão.

A função de um projeto depende da sua natureza e do seu objetivo. Mas, via de regra, um projeto é considerado bem sucedido quando o prazo e o orçamento são respeitados, quando o cliente se mostra satisfeito e quando a qualidade do produto final cumpre as expectativas.

Falando especificamente sobre projetos empresariais, seus objetivos normalmente envolvem a criação de um novo produto ou serviço (ou até mesmo de um novo negócio), a melhoria das soluções já existentes ou a expansão da empresa.

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Como elaborar um projeto?

Agora que você já sabe o que é um projeto e qual é a sua importância para as empresas, é hora de colocar a mão na massa e entender como, de fato, levá-lo a cabo. Confira a seguir algumas dicas de como elaborar um projeto de forma eficiente.

Estabeleça o escopo do projeto

É muito importante definir o escopo de imediato. Nesse documento, devem ser incluídas todas as informações inerentes ao projeto, incluindo os prazos, as etapas envolvidas e todos os dados necessários para a execução. O escopo deve ser o mais claro, detalhado e abrangente possível, articulando tudo o que é relevante para o projeto.

Identifique e comunique os stakeholders

Também é necessário identificar todas as pessoas interessadas ou envolvidas no projeto – os chamados stakeholders. Aqui, incluem-se patrocinadores, fornecedores, proprietários, gestores, entre outros. Essas pessoas têm uma grande influência sobre o projeto e, portanto, devem ser informadas sobre todas as etapas.

Faça uma pesquisa profunda

Não há a possibilidade de elaborar um projeto eficaz sem uma pesquisa aprofundada, que reúna absolutamente todas as informações relevantes. Essa pesquisa deve conter o máximo de detalhamento possível, pois só assim será possível identificar as necessidades e expectativas e os pontos de melhoria.

Defina os recursos

Um erro grave na elaboração de um projeto é subestimar os recursos necessários para que ele tenha sucesso. Por isso, é importante estabelecer de quais recursos a empresa terá que dispor para a execução, incluindo os financeiros, os humanos e as demandas de caráter mais técnico.

Estabeleça metas

Outro ponto muito importante da elaboração de projetos é definir as metas e dividi-las em várias etapas. Estipular metas claras é o segredo para um projeto bem-sucedido, pois ancoram o trabalho e ajudam o gestor a avaliar o progresso.

O ideal é, em princípio, estabelecer metas maiores e mais abrangentes, com etapas mais amplas. Posteriormente, elas devem ser quebradas em etapas menores e mais específicas, delegando-se tarefas para as equipes pertinentes.

Identifique as ameaças

Para o sucesso do projeto, também é importante detectar ameaças e riscos à execução. É importante entender exatamente o que pode dar errado, para, então, tomar todas as precauções necessárias. Isso ajuda o gestor a não ser surpreendido por situações adversas e saber como agir se aparecer algum revés.

Monte um cronograma

Sem um cronograma detalhado, as chances de o projeto desandar tornam-se perigosamente altas. É necessário desenhar uma linha do tempo completa, contendo todas as etapas e tarefas envolvidas no projeto, bem como seus respectivos prazos. Esse cronograma deve ser respeitado, já que as ações estão interligadas, e um simples atraso pode prejudicar toda a cadeira.

Ajuste a rota

O projeto pode e deve ser ajustado ao longo do percurso. Pode ser que, durante o desenvolvimento, os prazos precisem ser revistos e o planejamento precise ser refinado. Isso é completamente normal. Basta fazer os ajustes necessários para aprimorar ainda mais o projeto.

Monitore os progressos

Por fim, é preciso monitorar atentamente o andamento do projeto. Acompanhar o progresso do trabalho é a melhor forma de identificar a necessidade de alterações, detectar possíveis gargalos e garantir o sucesso da execução do projeto.

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Vale a pena contratar uma consultoria de projeto?

Uma consultoria de projeto nada mais é do que um serviço que auxilia as empresas a aprimorarem sua gestão de projetos, diagnosticando os problemas a serem resolvidos, sugerindo soluções e oferecendo suporte principal para a empresa atingir seus objetivos.

Vale a pena contar com esse serviço, já que os consultores colocam à disposição da empresa toda a sua experiência e seu conhecimento acumulado. Esses profissionais estão aptos a definir e conduzir os processos com a máxima eficácia, o que economiza tempo e recursos da empresa e aumenta a sua produtividade.

Com o auxílio de consultores especializados, torna-se muito mais simples identificar pontos de melhoria e aproveitar oportunidades, já que esses profissionais ajudam a direcionar as ações e decisões tomadas pela empresa. O resultado disso são resultados muito mais expressivos e uma grande geração de valor para o mercado.   

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