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Pessoas analisando a automatização de processos

VEJA PORQUE A AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS É PRIMORDIAL PARA A SUA EMPRESA

Considerando que estamos na era da tecnologia, onde esta não é mais apenas um acessório para as empresas se desenvolverem, mas algo que deve estar presente fundamentalmente em todas as áreas.

Hoje não consideramos como um diferencial para as empresas, mas sim uma necessidade para as empresas encontrarem um melhor posicionamento e tomarem decisões mais assertivas diante de cenários futuros incertos. 

A não inclusão da tecnologia nas empresas acarreta perdas não só nos seus processos, mas até em seus recursos financeiros, e perda em fatia do mercado.

A automação dos processos é uma ação importante para qualquer gestão empresarial, pois gera maior competência, eficiência nas atividades e agrega valor ao cliente.

Hoje, neste post trouxemos um conteúdo para que você entenda de vez, o que é e qual o objetivo da automação de processos, além de como aplicar na gestão dos seus processos de negócio, e quais os principais benefícios dela para a sua empresa!

O que é automação de processos?

Para melhor compreensão, podemos definir a automação de processo, mostrando como ela atua no nosso dia a dia, como, por exemplo, uso de aplicativos para delivery de alimentos, uso de assistentes eletrônicas em casa, onde podemos controlar itens como TV, ar-condicionado, por meio do celular.

Esse tipo de analogia, serve para entendermos como funcionaria nas empresas, onde podemos implementar tecnologias nos processos, e transformar um trabalho, que antes era feito manualmente, em algo automático.

Qual objetivo da automação de processos?

A principal finalidade da automação dos processos é otimizar o fluxo de trabalho dos processos da organização.

Por meio da automatização, é possível reduzir tempo, falhas nos processos, recursos financeiros, desperdícios, gerar um aumento da produtividade, e monitorar e controlar todos os processos do negócio.

Hoje, existem softwares que atendem diferentes áreas da empresa, que conseguem dar suporte a basicamente todo o negócio, basta encontrar as soluções que melhor se adaptem a sua realidade.

Qual a importância da automação de processos?

A quantidade de dados e informações geradas pelas empresas é muito grande, o cuidado e análise diárias desses elementos fazem com que o processo de tomada de decisão se torne mais simples.

Como exemplo desses dados podemos citar: dados do processo de venda, compras com fornecedores, prospecção ativa e passiva, informações sobre orçamento, gastos e recebimentos, etc. É primordial que as empresas saibam lidar com essas informações, caso não queiram enfrentar problemas mais sérios à longo prazo, e serem engolidas pelas concorrentes.

Além disso, a automação ajuda no processo de identificação de gargalos, para otimizar a velocidade solução destes, principalmente quando a falha é humana, e há alguma inconsistência na análise das informações, o gestor pode rastrear onde está a tarefa que está sendo falha durante o processo, e chegar até o responsável, para que os ajustes sejam feitos rapidamente.

Um ponto a ser ressaltado é a maximização da eficiência e performance que a automação traz para o negócio, que permite uma maior escalabilidade. Um exemplo de melhoria nesse sentido, seria a redução ou extinção do retrabalho em alguns processos, fazendo com que os esforços sejam direcionados para o que realmente importa. Além de reduzir os esforços em atividades operacionais, fazendo com que sejam feitas de modo automático, e estimulando a execução de tarefas mais analíticas, relacionadas a inovação, dentre outros.

Tudo isso implica em uma boa oportunidade de crescimento, pois com uma maior eficiência, um modelo de negócio escalável, a empresa terá a base necessária para alcançar objetivos maiores almejados.

Quais as principais vantagens da automação de processos?

Ao realizar a automação dos processos, é notória uma mudança na rotina do negócio, a seguir mostraremos os principais benefícios que podem ser identificados:

  1. Redução de gastos

A redução de gastos é o benefício que mais interessa os gestores na maioria das vezes, pois todos desejam ter uma boa performance utilizando o mínimo de recursos possível. Essa redução ela acontece a partir do momento que identificamos gastos desnecessários em algumas áreas da empresa, e, assim, podemos eliminá-los.

Essa redução pode gerar também uma realocação de custos, pois, ao invés de despender recursos em uma atividade ineficiente, que não agregue valor, o gestor pode investir em setores da empresa que necessitam.

  1. Maior controle do desempenho

Quando utilizamos ferramentas tecnológicas para gerenciar o negócio, podemos estabelecer indicadores de desempenho e ajustá-los, a medida que é feito um bom monitoramento.

Durante esse processo, é possível que sejam gerados relatórios com, por exemplo, o esperado e o realizado de cada meta, facilitando o redirecionamento de tarefas para o cumprimento dos objetivos estipulados.

E esse controle do desempenho pode ser feito não só para processos, mas para pessoas também, de modo que elas sejam reconhecidas e recompensadas de acordo com o seu desempenho que será devidamente metrificado.

Além disso, com todo esse monitoramento feito de forma mais automatizada, o processo de tomada de decisão poderá ser feito em tempo real, com base em dados, eliminando os “achismos”.

  1. Possibilita muitas formas de integração

Por meio da automação de processos, é possível conectar as ferramentas, sistemas/softwares, a diferentes dispositivos, ao portal da organização,  sistema de e-mails corporativo, dentre outros similares. Essa sincronização, permite uma maior agilidade ao processo, e a troca de informações e comunicação da empresa.

  1. Melhor acessibilidade sobre as informações do processo a todos os envolvidos

É muito importante que todos os envolvidos nos processos, tenham fácil acesso a todas as informações relacionada ao processo que estão executando, acompanhando essas tarefas em tempo real.

Existem sistemas e ferramentas que permitem a visualização dinâmica de quem é o atual responsável do projeto, o tempo da tarefa, o andamento do processo, os centros de custos envolvidos, dentre outras informações que sejam relevantes, permitindo uma melhor rastreabilidade de todos os processos.

Além disso essa acessibilidade facilita a documentação histórica de todos os dados e informações relacionadas ao processo, como quem o executou, quais tarefas envolvidas, quando foram executadas, além dos recursos utilizados, etc.

Com tudo isso, o processo de auditoria fica mais simples, gerando maior transparência para o negócio.

  1. Padronização da operação

Quando padronizamos os processos, conseguimos assegurar um maior controle de qualidade para o que está sendo entregue, seguindo todas as regras atreladas ao processo. 

Essas regras ou condições inegociáveis, podem ser automatizadas, fazendo com que os processos sejam realizados de acordo com o que foi orientado pelos gestores.

A padronização está relacionada diretamente a eficiência, a redução de retrabalho, a orientação clara sobre o papel de cada colaborador no processo, evitando falhas na comunicação e no entendimento sobre o que precisa ser feito.

  1. Melhor priorização de atividades

A partir do momento que, o gestor entende quais as atividades são mais importantes, quais devem ser executadas prioritariamente, eles conseguem tornar isso de forma visível, para que todo o time também entenda o que está sendo posto como mais relevante, e quais as atividades possuem baixa prioridade.

Uma boa priorização evitará o direcionamento de esforços para atividades que não sejam relevantes para a empresa no momento.

Podemos visualizar, ao longo do post, o quanto que é importante e primordial para as empresas automatizar seus processos, e que claramente quem não aliar seus processos a tecnologia, será considerado ultrapassado e perderá vantagem competitiva. Nós, da Insper Jr. estamos disponíveis para trabalhar de modo que isso não aconteça com o seu negócio. Agende já uma reunião conosco!

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