DESCUBRA A IMPORTÂNCIA DA AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

A tecnologia não é mais apenas um acessório para as empresas se desenvolverem, e nem mesmo um diferencial, mas sim algo que deve estar presente em todas as áreas. E a automatização de processos é uma das grandes vantagens que a tecnologia oferece para os negócios, pois traz mais eficiência nas atividades e permite aproveitar melhor os recursos.

Num cenário de muita competitividade, como o atual, as empresas que não investem na automatização perdem produtividade, diminuem sua importância no mercado e desperdiçam recursos financeiros.

Neste post, explicamos o conceito da automatização de processos e seus objetivos para as empresas, apresentamos os principais benefícios e mostramos como aplicá-la na gestão dos processos.

O que é automatização de processos?

A automatização de processos é o emprego da tecnologia para automatizar tarefas e processos que, antes, seriam feitos de forma manual.  Ela envolve o uso de software para executar tarefas repetitivas e rotineiras, como a coleta e processamento de dados, o preenchimento automático de formulários, o envio de e-mails transacionais, os pagamentos, entre outras ações, sem demandar mão de obra humana.

Hoje, as soluções de automatização já estão muito desenvolvidas e podem ser aplicadas em uma ampla variedade de áreas de empresas e setores de mercado, desde a indústria até a prestação de serviços.

Existem muitas ferramentas de automatização de processos disponíveis no mercado, dos softwares mais simples, que desempenham tarefas básicas, até plataformas mais complexas, que podem ser personalizadas para atender às necessidades de cada negócio.

Qual é o objetivo da automatização de processos?

Os principais objetivos da automatização de processos são ajudar as empresas a melhorar a eficiência, reduzir seus custos operacionais, reduzir ou minimizar erros e aumentar a produtividade. Além disso, automatizar certos processos também permite que as empresas tomem decisões mais rápidas e precisas, com base em dados.

De um modo geral, investir na automatização de tarefas possibilita às empresas otimizar o fluxo de trabalho, fazendo com que a execução das atividades leve menos tempo e seja mais eficaz. Outro ponto a se observar é que a automatização permite monitorar e controlar todos os processos do negócio.

Há softwares e ferramentas voltadas para a automatização que atendem praticamente todas as áreas das empresas e conseguem dar suporte a tudo que envolve o negócio: basta encontrar as soluções que melhor se adaptem à sua realidade.

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Quais são os principais tipos de automatização de processos?

Existem diferentes tipos de automatização de processos corporativos. Cada um tem suas particularidades e atende a necessidades específicas das empresas. Os principais deles são:

Chatbot

O Chatbot, sem dúvida nenhuma, é um dos tipos de automatização de processos mais difundidos nas empresas. Essa tecnologia diz respeito à interação de robôs com humanos via chat, e utilizam a Inteligência Artificial e o aprendizado de máquina para simular uma conversação humana.

A ideia é facilitar a comunicação entre os clientes e as empresas, oferecendo um atendimento personalizado, que funciona 24 horas por dia, sem necessidade de mobilizar uma equipe para isso. Assim, os atendentes humanos podem focar nos problemas mais urgentes e delicados, deixando as demandas mais simples de serem resolvidas a cargo das máquinas.

RPA

O RPA (robot process automation, ou simplesmente “automatização de processos por robôs”) serve para automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, terceirizando-as para robôs. Assim, essas atividades passam a ser realizadas automaticamente e de ponta a ponta, sem passar por mãos humanas.

O objetivo disso é tornar os processos mais eficientes, cobrindo lacunas e reduzindo a incidência de falhas humanas em tarefas mecânicas.

BPM

Os BPMS (Business Process Management Systems, os sistemas de gerenciamento de processos dos negócios) são soluções tecnológicas que tornam a automatização de processos ainda mais avançada. Eles permitem automatizar e agilizar a execução, o monitoramento, a mensuração e a análise de cada atividade.

Ao contrário do que ocorre com outras metodologias de gestão de projetos, os BPMS focam totalmente nas pessoas, o que faz com que sua usabilidade seja superior. A tecnologia depende do tipo de dados fornecidos e da maneira como o sistema é alimentado com essas informações. Portanto, para que a automatização funcione perfeitamente, a mão de obra humana é essencial.

URA

A URA é uma Unidade de Resposta Audível. Sabe quando você liga para o call center de uma empresa e o atendimento preliminar é feito por uma gravação? Pois é disso que estamos falando! A principal finalidade desse tipo de recurso é agilizar os atendimentos.

Hoje, esse tipo de automatização já está bem avançado e consegue reconhecer palavras-chave ditas pelos clientes, para que a interação seja mais rápida e produtiva. Assim, é possível resolver o problema com mais eficiência e passar o caso para a equipe competente, quando necessário.

Script

Scripts são um conjunto de instruções para nortear a rotina de atividades, como uma espécie de roteiro a ser seguido. Assim, um script de automatização nada mais é do que uma lista com as orientações para a execução de determinada tarefa, com todas as etapas, condições e reações previamente determinadas.

O uso desse tipo de script elimina a necessidade de interferência humana nos processos, tornando-os mais rápidos. Em geral, eles são adotados no setor da computação para otimizar o aproveitamento dos recursos e padronizar as atividades, diminuindo os erros.

Qual é a importância da automatização de processos para um negócio?

A automatização de processos é fundamental para aprimorar a gestão do tempo e dos recursos, fazendo com que o tempo necessário para executar as tarefas se torne mais curto e que os profissionais humanos possam se concentrar em atividades mais estratégicas e analíticas, que envolvem pensamento crítico e criatividade e não podem ser feitas por máquinas.  

Ao apostar na automatização de certas tarefas, sobretudo as mais repetitivas e mecânicas, as empresas reduzem a incidência de erros, atrasos e retrabalhos, diminuem seus custos e identificam desperdícios e gargalos com facilidade. Além disso, a automatização ajuda a detectar lacunas e pontos de melhoria, permitindo que os ajustes sejam feitos de imediato.

Os resultados disso são o aumento da eficiência e a melhoria na performance das empresas, que se tornam mais escaláveis. A automatização ainda possibilita uma gestão mais efetiva, tomadas de decisões mais bem fundamentadas e relatórios confiáveis em tempo real.

Quais as principais vantagens da automatização de processos?

Ao realizar a automatização dos processos, é notória uma mudança na rotina do negócio (para melhor, é claro!). A seguir, apresentaremos alguns dos principais benefícios para as empresas:

Redução de gastos

A redução de custos operacionais é o benefício que mais interessa aos gestores na maioria das vezes, pois todos desejam ter a melhor performance utilizando o mínimo de recursos possível. Ao cortar gastos, é possível aproveitar melhor os recursos, realocando-os para outros setores e atividades.  

Maior controle do desempenho

Quando utilizamos ferramentas tecnológicas para gerenciar o negócio, podemos estabelecer indicadores de desempenho, monitorá-los e ajustá-los. Assim, é possível acompanhar os progressos e ter mais controle sobre a performance da empresa.

Inclusive, esse monitoramento automatizado melhora o processo de tomada de decisão, que passa a ser feito com base em dados, não em “achismos”.

Possibilita muitas formas de integração

Por meio da automatização de processos, é possível conectar as ferramentas, sistemas e softwares a diferentes dispositivos, ao portal da organização, ao sistema de e-mails corporativo, entre outros. Essa sincronização confere mais agilidade ao processo e torna a comunicação mais eficiente.

Melhor acessibilidade sobre as informações do processo

É muito importante que todos os envolvidos nos processos tenham fácil acesso às informações relacionadas ao processo que estão executando e possam acompanhá-las em tempo real.

Existem sistemas e ferramentas que permitem a visualização dinâmica de quem é o atual responsável do projeto, o tempo da tarefa, o andamento do processo, os centros de custos envolvidos, entre outras informações relevantes.

Além disso essa acessibilidade facilita a documentação e a consulta de todos os dados e informações relacionadas ao processo, como quem o executou, quais tarefas envolvidas, quando foram executadas, além dos recursos utilizados.

Padronização da operação

Ao padronizar os processos, é possível assegurar mais controle de qualidade para o que está sendo entregue, seguindo todas as regras atreladas ao processo. Essas regras podem ser automatizadas, fazendo com que todos os processos sejam realizados de acordo com o que foi orientado pelos gestores.

A padronização está relacionada diretamente à eficiência, à redução de retrabalho, à orientação clara sobre o papel de cada colaborador no processo, evitando falhas na comunicação e no entendimento sobre o que precisa ser feito.

Priorização de atividades

A partir do momento em que o gestor entende quais as atividades são mais importantes e devem ser priorizadas, consegue direcionar os esforços das equipes para atividades mais urgentes e relevantes.

Como aplicar a automatização de processos na sua empresa?

Agora que você já compreendeu o que é automatização de processos e quais são suas principais vantagens, vamos entender melhor como aplicá-la na empresa?  

O primeiro passo é identificar os processos e os setores que podem se beneficiar da automatização, já que ela não será útil para todas as áreas da empresa, muito menos para todas as tarefas. 

Algumas atividades necessitam do elemento humano, de inovação, de criatividade e de apelos emocionais que um robô jamais irá oferecer. Portanto, mapeie todos os processos da empresa, avalie quais podem ou não ser automatizados.

Em seguida, é necessário fazer um bom brainstorming e imaginar todas as possibilidades de integração. Nessa fase, é importante listar todo o passo a passo das tarefas. Feito isso, é necessário encontrar a tecnologia adequada, ou seja, procurar um software que atenda à necessidade da empresa.

E depois?

Após implementar a automatização na empresa, não se pode deixar de lado o acompanhamento! Monitore de perto a implantação e o desenvolvimento da nova tecnologia, fazendo os devidos ajustes quando necessário. 

E, por fim, é importante mensurar os resultados, sempre procurando aprimorar os procedimentos. Utilize indicadores de desempenho e garanta que a automatização de processos seja bem-sucedida!

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