COMO FUNCIONA O FECHAMENTO DE CAIXA SIMPLES?

Como você faz o fechamento de caixa simples no seu negócio? Será que está fazendo do modo certo? É importante pensar nisso, já que esse processo desempenha um papel fundamental no diagnóstico de saúde financeira do seu negócio. 

Por isso, veja neste post, o que é o fechamento de caixa e aprenda como fazer. Além disso, confira dicas que vão ajudar a minimizar as chances de erros. 

O que é o fechamento de caixa simples?

O fechamento de caixa simples é um procedimento administrativo que consiste na conferência dos valores registrados, comparando o total obtido com as entradas e saídas de um determinado período. 

Em geral, é um processo que deve ser realizado diariamente, já que isso permite identificar rapidamente qualquer inconsistência, evitando prejuízos financeiros. Porém, dependendo do modelo do negócio, é possível fazer o conferimento com espaço de tempo maior, de modo semanal, quinzenal ou mensal. 

Qual a importância de realizar o fechamento de caixa?

Em primeiro lugar, o fechamento de caixa simples ajuda a estabelecer um diagnóstico para a saúde financeira da empresa, uma vez que possibilita a compreensão sobre o fluxo de caixa. Com isso, existe a chance de fazer uma previsão sobre o futuro organizacional, podendo ser:

• Positivo: o negócio está com um bom lucro financeiro e apresenta boa probabilidade de crescimento;
• Negativo: o empreendimento está com baixa rentabilidade e possivelmente vai entrar em um período de crise. 

Assim, a gestão é capaz de se preparar para enfrentar os diferentes cenários, elaborando metas e estratégias eficazes. 

Além disso, o fechamento de caixa simples também ajuda a identificar erros antes que se agravem. Por exemplo, é possível descobrir quando o valor das vendas e o dinheiro coletado não conferem, tanto em uma situação de falta como de excesso. 

Nesse sentido, isso pode significar que o profissional responsável pelo caixa está despreparado para assumir o cargo. 

É válido destacar que o fechamento de caixa simples inconsistente também auxilia na constatação de cobranças indevidas ao consumidor, o que pode resultar em danos na imagem do negócio e diminuir o número de fidelizações de clientes. 

Quem deve realizar o fechamento de caixa?

Na maioria dos casos, o ideal é que o próprio colaborador que operou o caixa seja o responsável pelo fechamento, devendo encarar essa tarefa com máxima responsabilidade, não deixando de fazê-la dentro do período determinado pela empresa.

Em vista disso, é vital ter bastante atenção ao perfil profissional na hora de contratar um operador de caixa, priorize pessoas que demonstrem ter um conhecimento matemático básico e que sejam:

• Detalhistas;
• Honestas;
• Disciplinadas. 

Fechamento de caixa manual ou automático?

Existem duas opções diferentes para realização do fechamento de caixa: 

• Manual: o preenchimento das saídas e entradas é feito por meio planilhas, é um método que demanda mais tempo e é mais propenso a falhas, já que o colaborador pode digitar algo errado ou esquecer de colocar uma informação;
• Automático: é feito por meio de softwares específicos de gestão, ocorrendo a automatização do processo. Dessa forma, as informações entre estoque e financeiro passam a ser integradas, diminuindo os erros ou prejuízos por desvio de conduta de um operador de caixa.

Como fazer o fechamento de caixa?

Veja o passo a passo de como fazer o fechamento de caixa da sua empresa.

Registre o saldo inicial de caixa

O primeiro passo é registrar o saldo inicial que, geralmente, é valor do fechamento de caixa do dia anterior. O cálculo de entradas e saídas começará a ser contado a partir desse saldo. 

Anote as entradas e saídas do caixa

Todas as entradas e saídas do caixa devem ser registradas, e o ideal é fazer anotações específicas e detalhadas. Lembre-se de incluir as vendas realizadas por diferentes métodos, como dinheiro, cartão ou pix. Assim, no final do dia, será possível fazer o cálculo de todas as movimentações e fechar o valor do caixa.

Confira os valores de caixa

Outro passo de grande importância é a conferência de valores do caixa. Nesse caso, o processo envolve somar o saldo inicial com todas as anotações de entradas e saídas com o objetivo de saber qual deve ser o valor correto na hora do fechamento.

Faça o fechamento de caixa

Por último, é hora de fazer o cálculo final e fechar o valor do caixa, basta seguir a fórmula: 

• Caixa = (valor total de entradas + saldo inicial) – valor total das saídas

Por exemplo, imagine que o saldo inicial era de R$300,75, o total de entradas do dia foi de R$1000,00 e o total de saídas foi de 679,81. Aplicando a fórmula, o cálculo é: 

• Caixa = (1000 + 300,75) – 679,81
• Caixa = 1300,75 – 679,81
• Caixa = 620,94

Dicas para não errar na hora de fazer o fechamento de caixa

Confira 3 dicas que vão diminuir as chances de erros no fechamento de caixa de sua empresa. 

Estabeleça uma frequência

O primeiro ponto é determinar qual o período de análise de caixa que será adotado pela sua empresa. Na maioria dos casos, o recomendado é que isso seja feito diariamente a fim de identificar rapidamente qualquer erro. 

Porém, não basta apenas estabelecer um prazo, é preciso cumprir o que foi estipulado. Isso significa que é preciso reservar tempo para essa tarefa, não deve ser tratada como algo que pode ficar para depois. 

Atualize os registros 

Outra dica fundamental é manter uma anotação consistente de todas as entradas e saídas. Afinal, se houver erros no registro, no final, o valor do caixa não vai bater, gerando transtornos desnecessários. 

Invista em um sistema automático

Por último, se possível, invista em um sistema de gestão, já que isso vai otimizar o tempo gasto com essa atividade, além de diminuir consideravelmente as chances de falhas, uma vez que tudo será feito de modo automático. 

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