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Controle de caixa: como e quando fazer?

CONTROLE DE CAIXA: COMO E QUANDO FAZER?

O controle de caixa é uma etapa fundamental para a manutenção das finanças empresariais. Na realidade, esse procedimento é capaz de ajudar o negócio a prever e suportar com resiliência os períodos de dificuldade financeira e a identificar o melhor momento para buscar oportunidades de crescimento no mercado.

Porém, em várias empresas, esse processo é negligenciado, seja por falta de conhecimento sobre como fazer ou pela baixa compreensão da importância das anotações do caixa. Dessa forma, o empreendimento perde os inúmeros benefícios que a prática proporciona. 

Sendo assim, veja durante a leitura deste artigo, o que é o controle de caixa, quais são os benefícios e confira dicas de como aplicar esse método em sua organização. 

O que é o controle de caixa? 

De forma simples, o controle de caixa refere-se ao monitoramento das entradas e saídas de dinheiro do negócio durante um determinado período. Em geral, é feito diariamente para facilitar o acompanhamento e garantir a exatidão.

No entanto, será que é realmente necessário fazer esse registro? Quais são as vantagens para a empresa? Confira!

Qual a importância do controle de caixa?

É essencial manter um controle de caixa adequado com o objetivo de garantir a boa saúde financeira da organização. Nesse sentido, as anotações das receitas e despesas são como “sintomas” que indicam se o empreendimento está indo bem ou mal. 

Tal análise é de extrema importância, já que auxilia na definição de metas e ajuda a assegurar a sobrevivência e o desenvolvimento apropriado da corporação dentro do mercado competitivo. 

Entre outras vantagens, é possível destacar 3 áreas que se beneficiam da manutenção do fluxo de caixa: planejamento financeiro, tomada de decisões e gerenciamento de gastos.

Planejamento financeiro

O controle de caixa resulta em uma melhor elaboração de planos financeiros por duas razões principais. Em primeiro lugar, o gestor é capaz de perceber rapidamente quando há reduções ou aumentos significativos nas receitas e elaborar estratégias que ajudem a ser bem-sucedido ao lidar com esses cenários. 

Em segundo lugar, o histórico das entradas e saídas permite antecipar determinadas situações, em especial no caso de negócios mais antigos. Por exemplo, talvez em certo período do ano as vendas costumam apresentar baixas, a gestão pode se adiantar e criar um planejamento financeiro para compensar isso.

Importante para as tomadas de decisões

A análise do fluxo de caixa permite que o empreendedor entenda qual é o momento vivenciado pela sua organização. Há 3 cenários mais recorrentes: 

  • Estabilizado (ou neutro);
  • Em queda;
  • Em crescimento. 

Com isso, as decisões se tornam mais estratégicas, já que o gestor calcula exatamente como cada ação vai influenciar a empresa. Só para exemplificar, se o empreendimento está se desenvolvendo bem, a ideia é buscar por oportunidades que ajudem a ampliar a atuação do negócio no mercado. 

Por outro lado, quando se enfrenta uma época de dificuldades, o foco principal é conseguir sobreviver com o menor grau de prejuízos financeiros. 

Gerenciamento de gastos

Existem duas maneiras de aumentar o lucro empresarial: ampliar o número de vendas ou diminuir os custos. Às vezes uma empresa possui despesas que poderiam ter o valor reduzido ou até mesmo serem cortadas. 

Nesse caso, o controle de caixa facilita o gerenciamento de gastos, já que o gestor consegue visualizar quais são os maiores índices de saídas, ou seja, para onde o dinheiro está indo. Desse modo, é possível apurar mais detalhadamente cada custo e fazer as mudanças necessárias. 

Quando fazer o controle de caixa da sua empresa? 

Uma dúvida comum entre os gestores iniciantes é: com que frequência devo fazer o controle de caixa? Bem, a verdade é que não há nenhuma regra específica quanto a isso, depende da realidade da organização e dos objetivos do registro. No entanto, há 3 tipos principais:

  • Diário;
  • Semanal;
  • Mensal.

Entretanto, é válido ressaltar que o mais comum são as anotações diárias, visto que esse método proporciona mais exatidão sobre as finanças da empresa, sendo rica em detalhes. Porém, em alguns casos, o gestor deseja ter uma visão geral sobre o andamento do caixa, sendo mais indicado o controle mensal. 

Como fazer o controle de caixa? 

Confira 3 dicas de como fazer um controle de caixa para o seu negócio.

Defina categorias 

O objetivo do controle de caixa é que o gestor possa facilmente saber quais são as áreas que estão apresentando mais gastos e quais são os tipos de produtos e métodos de pagamento que os clientes preferem. 

Sendo assim, de nada vai adiantar fazer anotações, mas de forma desorganizada que vai demandar muito tempo para análise e dificultar a descoberta de insights. Por isso, o ideal é dividir as despesas e receitas por categorias, favorecendo a investigação.

Mantenha os registros atualizados

Outro aspecto importante é manter os registros atualizados, já que a apuração do caixa será precisa e confiável apenas se os dados estiverem corretos e atuais. Portanto, a falta de inclusão de qualquer item é capaz de comprometer todo o registro. 

Estipule uma previsão de gastos

Tendo em vista que as anotações do controle de caixa podem ser usadas para identificar o nível de saúde financeira do negócio, é interessante fazer uma previsão dos gastos com base no histórico anterior e no orçamento disponível. 

Dessa forma, a equipe de gestão consegue comparar a quantia empregada com os custos e a meta que foi previamente determinada, buscando meios de adequar o valor das despesas para a capacidade empresarial. 

Vale a pena investir em tecnologia para fazer o controle de caixa? 

A resposta é sim. A tecnologia digital faz com que o controle de caixa seja feito de forma mais ágil, economizando tempo. Além disso, diminui o número de problemas causados por falhas humanas, afinal, mesmo um profissional experiente pode se distrair e acabar cometendo um erro nas anotações ou cálculos. 

Nesse sentido, os recursos tecnológicos mais comuns para acompanhamento das receitas e despesas são as planilhas virtuais construídas por meio de programas, como o Excel ou Planilhas Google. Porém, também há no mercado softwares específicos para controle de caixa. 

A tecnologia ideal depende da realidade do empreendimento, levando em conta o nível de experiência da gestão e os objetivos da organização. Então como escolher a melhor ferramenta digital? Nesse caso, você pode recorrer a uma consultoria de negócios para fornecer orientações sobre esse e outros aspectos empresariais. 

Que tal receber ajuda para fazer o controle de caixa de sua empresa? Entre em contato com os profissionais da Insper Jr e receba ajuda de especialistas!

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