ESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL: TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE ELA!

O sucesso é o reflexo de um bom trabalho. Para que sua empresa possa atingir metas é preciso que todos os funcionários exerçam o seu papel para a geração de resultados positivos. Mas para isso todo trabalho precisa de um objetivo. Não adianta dispor energia e recursos em atividades desnecessárias ou pouco produtivas para o negócio. 

É o papel de um líder saber organizar as atividades, ponderar e traçar estratégias para o melhor desempenho de uma organização. Para isso, uma das principais informações que deve-se ter em mãos é a Estruturação Organizacional de uma empresa. 

A Estruturação Organizacional é uma ferramenta versátil que proporciona ao gestor dados essenciais para o gerenciamento de excelência de um negócio. Para saber o porquê dessa ferramenta é tão importante para a boa gestão de uma organização, acompanhe o artigo até o final. 

O que é a Estruturação Organizacional?

De forma prática, a Estruturação Organizacional é a forma de dispor hierarquicamente a estrutura da empresa. Ou seja, é a representação da forma que as funções, setores, atividades de uma organização estão divididos e relacionados do ponto de vista hierárquico. 

Portanto, esta ferramenta fornece informações preciosas para os gestores. Com isso, fica mais fácil identificar problemas e gargalos, destinar recursos para as áreas estratégicas e monitorar indicadores de desempenho para cada setor.

Por que fazer uma Estruturação Organizacional? 

Uma empresa é a imagem dos seus colaboradores. Logo, para que atinja o sucesso, toda a empresa deve estar alinhada. Desta forma, a Estruturação Organizacional vem a somar as estratégias de gestão para esclarecer a estrutura da empresa, em relação a sua composição, relacionamento e função. 

Quanto mais complexa uma empresa, maior a responsabilidade do gestor em manter a organização e produção de resultados. Mas isso não significa que a Estruturação Organizacional só deve ser utilizada por grandes empresas, ao contrário, os benefícios desta ferramenta é independente de tamanho ou ramo de atuação. 

Abaixo estão alguns exemplos das vantagens desta ferramenta:

• Esclarece relações hierárquicas: Como explicamos anteriormente, a Estruturação Organizacional segue uma ordenação hierárquica. Ou seja, representa as relações de subordinação de cada setor/funcionário. Esta informação é essencial para haver uma atuação de liderança mais efetiva. 
• Facilitar a comunicação na empresa: Erros de comunicação  são um dos principais problemas de baixa produtividade. Neste sentido, a Estruturação Organizacional permite que cada setor/funcionário saiba exatamente a sua responsabilidade e sua subordinação, evitando desentendimentos. Além do mais, permite também que haja um contato mais eficaz entre os setores. 
• Transparência: Este tipo de organização proporciona uma maior transparência da empresa tanto para seus funcionários, como para o meio externo. A estruturação organizacional pode servir como “guia” sobre como a empresa funciona, por exemplo, indicando qual o melhor setor para a resolução de um determinado problema. 
• Controle e monitorização: Com todas as funções e responsabilidades distribuídas de forma clara, é possível criar indicadores para monitorização específicos. Assim, pode-se medir o desempenho de cada setor, monitorar processos com maior facilidade e criar estratégias mais assertivas para as cada situação. 
• Motivação dos funcionários: Com a disposição dos setores/atividades e cargos, o funcionário passa a compreender melhor o seu papel para o sucesso da empresa. Além do mais, esclarece também as possibilidades de crescimento na organização.

O que você precisa saber para montar sua Estrutura Organizacional 

Agora que você compreendeu a importância de se ter uma Estruturação Organizacional, vamos ver o que é preciso para você aplicar esta ferramenta na sua empresa. 

Como comentamos anteriormente, a Estruturação Organizacional pode ser utilizada por empresas de diferentes portes, o que irá diferenciar entre elas vai ser a complexidade da estrutura. Enquanto grandes empresas irão apresentar uma estruturação mais complexa, empresas de pequeno porte apresentaram uma estrutura compacta. Mais a frente traremos exemplos de boa estratégia para estas empresas. 

À medida com que a empresa cresce e se modifica uma nova estrutura surge, portanto, uma reformulação na Estruturação Organizacional é necessária. Assim, esta ferramenta deve ser atualizada sempre que necessário.

Para a estruturação organizacional, é preciso que os gestores saibam exatamente tudo que está sendo realizado na empresa, desde cargos, equipes, funções e subordinações. Esse momento é o mais crítico, pois, uma representação incorreta poderá trazer mais prejuízos que benefícios. 

Como representar sua Estruturação Organizacional 

O dinamismo de informações de uma estrutura organizacional e suas relações faz com que este seja representado em forma de um organograma. Não há um modelo específico a ser seguido, já que cada empresa é diferente, mas você pode encontrar vários exemplos da internet que adéquam melhor a sua realidade.  

De forma geral, no organograma é utilizado alguns elementos gráficos com significados específicos para facilitar a compreensão do leitor, como círculos, quadrados, etc.  O mais importante é o valor das informações no organograma, logo, os seguintes pontos devem estar bem claros: 

1. Cargos/Setores: Todos os cargos ou setores de uma empresa devem estar contemplados na estrutura organizacional. 
2. Relação de subordinação: Os cargos/setores devem estar relacionados entre si em algum nível de subordinação ou liderança. A ordem hierárquica deve estar clara, para isso, pode-se utilizar linhas para representar a relação entre os setores/cargos.

Qual a melhor estruturação para minha empresa?

O porte de uma empresa impacta na complexidade de sua estruturação. Assim, existe uma estratégia específica para cada realidade, a seguir listamos alguns exemplos:

• Estrutura Funcional: 

No caso das pequenas empresas, o tipo de estrutura mais indicada é a Estrutura Funcional. Neste a empresa é estruturada em departamentos, e cada um está subordinada a um único chefe. Este tipo de estruturação possui a vantagem de uma comunicação mais direta dentro de um departamento, descentralização da tomada de decisões, além de incentivar a especialização dos funcionários em cada área. 

No entanto, deve-se tomar cuidado com o excesso de descentralização. Nestes casos, a comunicação entre setores pode ser lenta, e o foco de trabalho pensando na empresa na totalidade pode ser perdida. 

• Estrutura Multidivisional: 

Nesta estratégia cada departamento possui maior independência.  É geralmente utilizada por empresas de maior porte, que possuem uma ampla cobertura geográfica ou que fornecem diferentes tipos de produtos/serviços. 

Esta divisão permite uma maior autonomia para cada departamento/unidade, estratégias específicas e tomadas de decisão independente e mais ágil. Assim como no caso anterior, a descentralização excessiva pode impactar numa menor percepção de autoridade e também prejudicar a visão do colaborador na empresa.  

• Estrutura em Rede: 

Esta estrutura é bem interessante na realidade da pandemia do COVID-19, pois foca no trabalho em home-office, permitindo que os funcionários sejam contratados e exerçam suas funções de forma eletrônica. 

A vantagem mais interessante é a independência da localização, ou seja, os colaboradores podem morar em qualquer parte do mundo, a competitividade passa a ser global e um baixo custo administrativo.  Alguns inconvenientes relacionados a falhas eletrônicas podem causar um maior impacto neste tipo de estrutura.

• Estrutura linear: 

Também é empregado em empresas pouco complexas e sem necessidade de especialização. Apresenta uma estrutura mais simples, onde a autoridade está centrada por um chefe. É mais simples, centralizada, permitindo maior facilidade de controle da empresa de forma geral. Devido a sua organização centralizada, essa estrutura apresenta tendência a ser mais burocrática e mais sobrecarregada para o gestor.

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 Conclusão

Por fim, vimos a importância da Estruturação Organizacional para uma empresa. Quando bem empregada esta é uma ferramenta essencial de gestão, isso porque, enquanto fornece esclarecimentos e guia para os funcionários, ela também disponibiliza aos gestores dados para os indicadores de monitorização. 

Sua versatilidade permite a aplicação em empresas de diferentes ramos e portes, logo, se você ainda não criou a sua, pesquise mais sobre qual exemplo mais se encaixa a sua realidade. Está na hora de pôr a mão na massa.