PROGRAMA 5S: COMO MELHORAR A QUALIDADE NA SUA EMPRESA?

Diminuir desperdícios e obter uma maior produtividade são alguns dos maiores desafios de uma empresa. Para alcançar esse patamar, as organizações utilizam do programa 5S para manter a eficiência e produtividade interna, de maneira a colaborar com o âmbito de trabalho.

A promoção de valores e hábitos focados na proatividade nunca foram tão importantes no cenário empresarial como nos dias atuais. Logo, é por meio de práticas sustentáveis, como o programa 5S, que os colaboradores sentem-se engajados a cumprir suas responsabilidades com mais empenho.

Neste artigo, você vai entender o que é esse programa, qual é a sua importância para tornar as empresas mais eficientes e produtivas, e como utilizá-lo para agregar mais qualidade aos seus negócios.

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Programa 5S: origem e os cinco valores fundamentais

De origem japonesa, o programa 5S, que também pode ser conhecido como HouseKeeping, é um programa de gestão de qualidade empresarial que visa aperfeiçoar a padronização, organização e limpeza.

Além disso, esse sistema foi inspirado em práticas de manufatura enxuta, do inglês lean manufacturing, baseada no modelo toyota de produção. 

Dessa forma, o programa 5S é criado a partir da junção de 5 valores principais que podem ser aplicados no dia-dia da sua empresa. O significado de cada um é descrito logo abaixo: 

Seiri – Senso de utilização

Refere-se ao que é essencial para empresa e o que não é necessário. 

Todo tipo de recurso envolvido em uma operação deve ser considerado, tais como: máquinas, matérias-primas, ferramentas, entre outros. 

Portanto, após essa classificação, será descartado tudo que não é vital a operação da empresa.

Seiton – Senso de organização

Possui a finalidade de classificar e ordenar o uso de cada recurso incluído. Isto é, padronizar a quantidade e o local onde cada material deve ser trabalhado. 

De forma clara, esse conceito pode ser facilmente aplicado em situações como: rotulação e organização dos produtos de maneira a deixar aqueles que são mais utilizados de forma visível aos funcionários.

Seiso – Senso de limpeza

Tem o objetivo de facilitar a limpeza do ambiente de trabalho. Para isso, esse conceito prega a necessidade de entender o motivo da sujeira para, então, elaborar soluções preventivas. 

Sendo assim, é importante conscientizar a sua equipe a incluírem hábitos de limpeza no seu espaço de trabalho, evitando desperdícios de tempo e dinheiro.

Seiketsu – Senso de padronização

Possui o propósito de padronizar o funcionamento da operação daquela organização, além disso, propõe assegurar um ambiente propício para o trabalho.

Logo, para colocar em prática essa padronização, você pode desenvolver documentos e mapeamento de processos para que todos saibam como as atividades devem ser realizadas e o padrão a ser entregue. 

Shitsuke – Senso de disciplina

Nesse último valor, o objetivo é fazer com que os colaboradores tenham como cultural e costumeiro praticar as ações de acordo com os valores anteriores. 

Por fim, nessa definição é essencial pregar valores e ações que sejam pensadas no bem da organização como um conjunto. A partir desses conceitos, o programa 5S é focado na melhoria contínua, de caráter participativo. Sendo utilizada para educar os funcionários de maneira simples, efetiva e fácil.

Por que o programa 5S pode ser valioso para uma empresa?

Agora que você entendeu o significado dessa metodologia, ficou fácil determinar a importância do programa 5S para as empresas. A seguir listamos algumas vantagens para melhorar a compreensão.

Reduz os custos

Com a mentalidade do uso de recursos de forma consciente, a metodologia se torna bastante útil na redução de gastos.

Aumenta a produtividade

A partir de um processo padronizado, a equipe perde menos tempo com distrações e consegue focar na qualidade da entrega. 

Torna o ambiente de trabalho mais harmônico

Um dos grandes benefícios do 5S é melhorar o ambiente de trabalho. 

Isso porque, seus valores permitem um espaço mais limpo e organizado, como também, colaboradores conscientes de suas responsabilidades e com o propósito de colaborar com o time. 

Quais os benefícios de aplicar o programa 5S nas empresas?

Ao longo deste texto, procuramos deixar claro por que o programa 5S é tão vantajoso para as empresas. Para resumir, entre os benefícios de aplicar essa metodologia estão:

• Redução de desperdícios
• Economia
• Prevenção de acidentes
• Mais facilidade em identificar erros e corrigi-los
• Processos mais ágeis
• Otimização dos recursos e do espaço
• Fluxo de informação mais intuitivo
• Melhor gestão do tempo
• Serviços e produtos de maior qualidade
• Desenvolvimento do trabalho em equipe
• Engajamento e motivação dos funcionários
• Ambiente de trabalho mais agradável
• Mais qualidade de vida no espaço corporativo
• Aumento na produtividade

Como implementar o programa 5S na sua organização?

Chegou a hora de entender como utilizar essa valiosa ferramenta a favor da sua empresa. Para isso, selecionamos 4 passos para que você comece a implementar o programa de maneira efetiva na organização: 

Conscientize e envolva a sua equipe

Uma das principais etapas de implementação do programa 5S é conscientizar e educar o time. Dessa maneira, você, como gestor da organização, deve procurar recursos de divulgação, como:

• Palestras e treinamentos;
• Rodas de conversa;
• Cartazes e quadros;
• Apresentações.

Para isso, você pode contar com empresas especializadas para auxiliar nos conteúdos e no processo de educação dos colaboradores. 

Prepare a sua empresa para a implementação do programa

Essa etapa é necessária para preparar e planejar como será a implantação do programa e quais ações serão necessárias.

Além disso, é importante determinar um líder para esse projeto em cada setor da organização, para que o processo possa ocorrer de forma organizada e fluida internamente. 

Determine as principais ações para implementação

Nesta etapa você deve seguir os 5 conceitos apresentados anteriormente. 

Ou seja, para cada setor da empresa será necessário determinar ações e planos para atender ao padrão de uso, organização, limpeza, padronização e integridade. 

Portanto, desenhe como será realizado a execução da implementação e conte com os líderes para o monitoramento dos mesmos. 

Nesta etapa, você pode contar com uma empresa especializada em determinar a implementação do programa 5S.

Faça o acompanhamento e manutenção do programa

A última etapa da implementação pretende assegurar o cumprimento de todas as novas práticas instauradas no ambiente de trabalho. 

Sendo assim, é preciso garantir que a forma de organização, limpeza e ordem sejam seguidas pelos colaboradores. Para isso, você pode utilizar novamente dos líderes para realizar essa manutenção.

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Para que os negócios tenham sucesso, é essencial reduzir suas despesas e manter a produtividade alta. Assim, o programa 5S ajuda as empresas a permanecerem alinhadas com o seu propósito, atuando de maneira sustentável e proativa. 

É importante lembrar que o método 5S não é estático. O objetivo é buscar a melhoria contínua, analisando e monitorando todos os processos constantemente. Essa metodologia é muito mais que determinar ações no dia a dia: ela tem a ver com valores e com uma cultura de buscar sempre a máxima eficiência.  

Para alcançar esse objetivo, é importante contar com a ajuda de quem realmente entende de gestão. A Insper Jr ajuda as empresas a melhorarem seus processos e se tornarem mais produtivas e prósperas, e nossos especialistas sempre têm a melhor solução para conquistar resultados ainda mais expressivos.

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