PROGRAMA 5S: COMO USÁ-LO PARA MELHORAR A QUALIDADE NA SUA EMPRESA

Diminuir desperdícios e obter uma maior produtividade são alguns dos maiores desafios de uma empresa.

A promoção de valores e hábitos focados na proatividade nunca foram tão importantes no cenário empresarial como nos dias atuais. Logo, é por meio de práticas sustentáveis que os colaboradores sentem-se engajados a cumprir suas responsabilidades com mais empenho.

Para alcançar esse patamar as organizações utilizam do programa 5S para manter a eficiência e produtividade interna, de maneira a colaborar com o âmbito de trabalho.

Nesse artigo, você irá entender melhor sobre:

• O que é Programa 5S
• Qual a importância dos 5S
• Como usar o Programa 5S na minha empresa?

O que é Programa 5S?

De origem japonesa, o programa 5S, que também pode ser conhecido como HouseKeeping, é um programa de gestão de qualidade empresarial que visa aperfeiçoar a padronização, organização e limpeza.

Além disso, esse sistema foi inspirado em práticas de manufatura enxuta, do inglês lean manufacturing, baseada no modelo toyota de produção. 

Dessa forma, o programa 5S é criado a partir da junção de 5 valores principais que podem ser aplicados no dia-dia da sua empresa. O significado de cada um é descrito logo abaixo: 

Seiri –  Senso de utilização: refere-se ao que é essencial para empresa e o que não é necessário. 

Todo tipo de recurso envolvido em uma operação deve ser considerado, tais como: máquinas, matérias-primas, ferramentas, entre outros. 

Portanto, após essa classificação, será descartado tudo que não é vital a operação da empresa.

Seiton – Senso de organização: possui a finalidade de classificar e ordenar o uso de cada recurso incluído. Isto é, padronizar a quantidade e o local onde cada material deve ser trabalhado. 

De forma clara, esse conceito pode ser facilmente aplicado em situações como: rotulação e organização dos produtos de maneira a deixar aqueles que são mais utilizados de forma visível aos funcionários.

Seiso – Senso de limpeza: tem o objetivo de facilitar a limpeza do ambiente de trabalho. Para isso, esse conceito prega a necessidade de entender o motivo da sujeira para, então, elaborar soluções preventivas. 

Sendo assim, é importante conscientizar a sua equipe a incluírem hábitos de limpeza no seu espaço de trabalho, evitando desperdícios de tempo e dinheiro.

Seiketsu – Senso de padronização: possui o propósito de padronizar o funcionamento da operação daquela organização, além disso, propõe assegurar um ambiente propício para o trabalho.

Logo, para colocar em prática essa padronização, você pode desenvolver documentos e mapeamento de processos para que todos saibam como as atividades devem ser realizadas e o padrão a serem entregues. 

Shitsuke – Senso de disciplina: nesse último valor, o objetivo é fazer com que os colaboradores tenham como cultural e costumeiro praticar as ações de acordo com os valores anteriores. 

Por fim, nessa definição é essencial pregar valores e ações que sejam pensadas no bem da organização como um conjunto. A partir desses conceitos, o programa 5S é focado na melhoria contínua, de caráter participativo. Sendo utilizada para educar os funcionários de maneira simples, efetiva e fácil.

Qual a importância dos 5S?

Agora que você entendeu o significado dessa metodologia, ficou fácil determinar a importância do programa 5S para as empresas. A seguir listamos algumas vantagens para melhorar a compreensão.

Redução de custos: com a mentalidade do uso de recursos de forma consciente, a metodologia se torna bastante útil na redução de gastos.

Aumento da produtividade: a partir de um processo padronizado, a equipe perde menos tempo com distrações e consegue focar na qualidade da entrega. 

Ambiente de trabalho harmônico: um dos grandes benefícios do 5S é melhorar o ambiente de trabalho. 

Isso porque, seus valores permitem um espaço mais limpo e organizado, como também, colaboradores conscientes de suas responsabilidades e com o propósito de colaborar com o time. 

Como usar o programa 5S na minha empresa?

Chegou a hora de entender como utilizar essa valiosa ferramenta a favor da sua empresa. Para isso, selecionamos 4 passos para que você comece a implementar o programa de maneira efetiva na organização. 

Divulgação: Uma das principais etapas de implementação do programa 5S é conscientizar e educar o time. Dessa maneira, você como gestor da organização deve procurar recursos de divulgação, como:

• Palestras e treinamentos;
• Rodas de conversa;
• Cartazes e quadros;
• Apresentações.

Para isso, você pode contar com empresas especializadas para auxiliar nos conteúdos e no processo de educação dos colaboradores. 

Preparação: Essa etapa é necessária para preparar e planejar como será a implantação do programa e quais ações serão necessárias.

Além disso, é importante determinar um líder para esse projeto em cada setor da organização, para que o processo possa ocorrer de forma organizada e fluida internamente. 

Implantação: Nesta etapa você deve seguir os 5 conceitos apresentados anteriormente. 

Ou seja, para cada setor da empresa será necessário determinar ações e planos para atender ao padrão de uso, organização, limpeza, padronização e integridade. 

Portanto, desenhe como será realizado a execução da implementação e conte com os líderes para o monitoramento dos mesmos. 

Nesta etapa, você pode contar com uma empresa especializada em determinar a implementação do programa 5S.

Manutenção: A última etapa da implementação tem como objetivo assegurar o cumprimento de todas as novas práticas instauradas no ambiente de trabalho. 

Sendo assim, é preciso garantir que a forma de organização, limpeza e ordem sejam seguidas pelos colaboradores. Para isso, você pode utilizar novamente dos líderes para realizar essa manutenção.

E para finalizar

Sabemos que atualmente é essencial manter poucos gastos e alta produtividade. Sendo assim, o programa 5S garante a empresa manter-se bem alinhada com o seu propósito, atuando de maneira sustentável e proativa. 

Além disso, é importante lembrar que o método 5S não é estático. O objetivo é buscar a melhoria contínua, a partir da constante análise geral da organização. 

Dessa maneira, essa metodologia vai muito além do que determinar ações no dia a dia, é possuir valores e uma cultura forte de buscar sempre a produtividade do seu trabalho.