PDCA: O QUE É E BENEFÍCIOS DE APLICAR O CICLO

Uma das ferramentas de gestão mais relevantes para as empresas é o ciclo PDCA, metodologia que ajuda a aperfeiçoar o seu negócio de forma contínua. 

Você já ouviu falar nesta sigla? Sabe do que se trata? Neste post, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o PDCA e quais são seus principais benefícios. 

Boa leitura!

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de qualidade baseada no aperfeiçoamento contínuo dos processos de uma empresa. A sigla corresponde às palavras na língua inglesa PLAN (planejar), DO (executar), CHECK (checar) e ACT ou ADJUST (agir ou ajustar, dependendo do objetivo).

Todas as atividades descritas na sigla devem ser realizadas de forma cíclica, ou seja, repetidamente, sem uma data de término. 

Assim que um ciclo termina, outro se inicia imediatamente. O processo é contínuo porque sempre há oportunidade para melhorar alguma coisa ou corrigir falhas pontuais.

Dessa forma, deve-se usar a seguinte “fórmula”, exatamente nessa ordem: planejar, executar, checar e agir (ou ajustar). Primeiro se faz o planejamento, depois é preciso pô-lo em prática. O passo seguinte é monitorar os resultados e fazer as devidas correções quando necessário.

A seguir, vamos explicar para que serve esse ciclo e como ele pode ajudar sua empresa.

Qual é a finalidade do ciclo PDCA?

O objetivo do ciclo PDCA é bem simples: fazer com que a empresa alcance a excelência, por meio de um processo de melhoria contínua. 

Analisar os processos e otimizá-los, de forma cíclica, leva a um aumento na produtividade, na qualidade dos produtos ou serviços e na competitividade do negócio.

Isso acontece porque, avaliando e monitorando continuamente os processos, e promovendo melhorias a cada ciclo, é mais fácil detectar falhas, gargalos e outros problemas, bem como corrigi-los a contento.

Assim, a ferramenta serve para melhorar o planejamento e garantir que ele seja seguido, prever e solucionar erros e buscar os pontos que podem ser melhorados. 

Ela pode ser usada para qualquer tipo de processo ou de projeto da empresa. Seu grande trunfo é permitir que se reavalie a conjuntura e os resultados o tempo todo, fazendo ajustes na rota quando preciso.

Isso traz mais fluidez e flexibilidade aos processos da empresa. Em vez de uma gestão estática, pode-se alcançar uma gestão mais moderna e dinâmica, alinhada com as demandas e os cenários do século XXI.

Ciclo PDCA x Ciclo PDSA: quais são as diferenças?

O chamado ciclo PDSA é uma adaptação do PDCA, e funciona de maneira bem semelhante. A diferença é que o “C” de “check”/checar foi substituído pelo “S” de “study”, ou seja, estudar.

O objetivo é aprofundar ainda mais essa fase de análise. Não se trata mais de “apenas” verificar se está tudo nos conformes, mas de estudar a fundo o processo. 

Por essa razão, é considerada uma espécie de evolução da técnica, mais usada em projetos complexos, que exigem uma pesquisa e uma análise mais intensas.

Vale a pena aplicar a estratégia PDCA na empresa?

A resposta para essa questão é: sim, vale a pena! A metodologia PDCA é muito valiosa para as empresas, independentemente do seu setor de atuação ou porte. 

Alguns dos seus benefícios para os negócios são:

• facilitar a tomada de decisões;
• ajudar a resolver problemas;
• reduzir as falhas;
• economizar tempo e recursos;
• promover a melhoria contínua da empresa;
• favorecer as ações orientadas por dados;
• trazer mais eficiência aos processos;
• proporcionar mais qualidade aos produtos ou serviços;
• aumentar a produtividade;
• melhorar a experiência dos clientes;
• fomentar a criatividade e a inovação;
• promover a resiliência;
• trazer mais agilidade aos processos;
• aumentar a competitividade da empresa no mercado.

Como utilizar o PDCA no negócio?

Provavelmente você já entendeu os fundamentos da metodologia PDCA na teoria. Mas como aplicar essa técnica, na prática? É sobre isso que falaremos a seguir.

Plan (planejar)

A primeira fase de um projeto diz respeito à elaboração de um planejamento. Esse é o ponto de partida para qualquer outra ação, pois é ele que irá nortear os caminhos traçados pela empresa.

Nesse momento, é preciso listar as metas e os objetivos, as ações necessárias para alcançá-los, os prazos, os métodos utilizados e os profissionais envolvidos.

Lembre-se de que um bom planejamento é feito de forma minuciosa. Vale a pena dedicar algum tempo nessa etapa para evitar erros que acabem afetando todas as fases seguintes.

Com o plano de ação pronto, é hora de…

Do (implementar)

Isso mesmo, colocar o plano em prática! Na fase da execução, é importante seguir tudo o que foi descrito na fase de planejamento. Essa é uma etapa crucial para os resultados da empresa ou de um projeto específico. Por isso, toda atenção é necessária. 

É essencial acompanhar de perto cada tarefa para garantir que o plano foi seguido corretamente.

Check (verificar)

Após a implementação, é hora de fazer a checagem. É nessa fase que se vai verificar se o planejamento foi cumprido e analisar os resultados alcançados. 

Porém, não basta fazer uma inspeção rasa: é necessário avaliar cada detalhe a fim de encontrar falhas ou pontos de melhoria.

Act (agir)

Finalmente, chegamos à etapa da ação. É nela que se fazem os devidos ajustes com base na análise da etapa anterior. 

É o momento de corrigir eventuais erros e implementar melhorias, garantindo o aperfeiçoamento dos processos e, consequentemente, a melhora do produto final.

É importante também investigar os motivos das falhas ou lacunas e agir na raiz, para que os problemas não voltem a acontecer. Solucionadas as questões críticas, é hora de recomeçar o ciclo.

Vale lembrar que essas etapas servem para basicamente qualquer processo, do lançamento de um novo produto/serviço ao aperfeiçoamento daquilo que já existe e é um sucesso. 

Afinal, sempre há algum ponto a ser melhorado.

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Como provavelmente ficou claro, o ciclo PDCA é uma ferramenta muito útil para os gestores e que, quando bem utilizada, traz ótimos resultados para as empresas. 

Em alguns casos, porém, não é fácil implementar essa metodologia. 

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