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PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL: O QUE É E COMO FAZER EM SUA EMPRESA?
Infelizmente ainda é bastante comum que os gestores não planejem, de forma efetiva, os próximos passos da empresa, ou até mesmo, como alcançar o objetivo principal do negócio.
Independente do porte ou área de atuação da sua organização, ter um plano de ação focado no resultado, com metas, objetivos claros e alinhados com os colaboradores é essencial para o sucesso do negócio.
Sendo assim, o planejamento é a chave do gerenciamento da empresa. Isso porque, determinar e acompanhar os objetivos da empresa, bem como, elaborar metas que estejam cada vez mais desafiadoras para o time são condições essenciais para reduzir tempo e aumentar a qualidade das entregas.
Dessa forma, se a sua organização ainda não desenvolveu o planejamento organizacional, seja ele de curto, médio ou longo prazo, é fundamental iniciá-lo quanto antes. Afinal, sem planejamento não é possível realizar previsões ou tomar decisões assertivas.
Para que você possa entender melhor sobre o assunto, esse artigo irá esclarecer alguns pontos:
- O que é planejamento organizacional?
- Qual a importância do planejamento organizacional?
- Como desenvolver um planejamento organizacional?
O que é planejamento organizacional?
De forma prática, planejamento organizacional é o processo contínuo de planejamento do futuro da organização, através da elaboração de planos de ação e cronogramas para que o time alcance o objetivo principal do negócio.
Portanto, o acompanhamento das métricas criadas no planejamento permite a manutenção do mesmo, buscando sempre a melhor versão do negócio.
Dessa maneira, o planejamento organizacional vai além de um documento com metas e objetivos. Este deve ser parte do cotidiano dos colaboradores, com uma visão focada no propósito da empresa.
Assim, o planejamento organizacional tem como finalidade direcionar a empresa para alcançar seus objetivos com base em 3 pilares do negócio:
- Missão
- Visão
- Valores
Qual a importância do planejamento organizacional?
Agora que você já entende o significado dessa metodologia, é preciso compreender a necessidade de implementá-la no seu negócio.
O planejamento deve ser a etapa inicial para obter algum resultado esperado. No entanto, muitas organizações determinam metas sem desenvolver o plano de execução e monitoramento, porém, os resultados alcançados são a frustração do time e metas não alcançadas.
Dessa maneira, preparamos 4 benefícios para te convencer a iniciar essa transformação no seu negócio:
- Redução de gastos
O planejamento organizacional possibilita uma visão ampliada do negócio, sendo possível acompanhar as atividades e recursos que estão sendo utilizados.
Dessa forma facilita a identificação de desperdícios, assim como, garante que os colaboradores certos estejam no local para desempenhar suas funções e os recursos necessários. Como consequência, o gestor consegue criar planos de ação de redução de custos e despesas.
- Aumento da produtividade do time
Com o planejamento, os colaboradores compreendem o seu papel na organização e se conscientizam de como suas atividades e responsabilidades irão colaborar para que o time atinja o objetivo final.
Logo, estimula o comprometimento dos membros e incentiva o foco do time a partir da execução de atividades que realmente estão ligadas ao propósito da organização.
- Monitoramento de indicadores
O grande desafio da maioria das micro e pequenas empresas é o monitoramento de indicadores, isso porque, não conseguem determinar quais dados são importantes acompanhar para identificar progresso ou regresso do negócio.
Sendo assim, o planejamento organizacional tem papel importante na resolução desse empecilho. Além da determinação dos objetivos e metas, esse planejamento traz a métrica utilizada para acompanhamento dos resultados, auxiliando as empresas a possuir foco em dados e sair da zona de incerteza do “achismo”.
- Decisões assertivas
Garantir que a estratégia está seguindo pelo caminho certo é essencial para obter os resultados desejados.
Logo, o planejamento organizacional garante uma visão analítica da empresa, auxiliando a tomar decisões mais assertivas com base nos indicadores monitorados.
Como desenvolver um planejamento organizacional?
Agora que você está convencido de que precisa implementar essa metodologia, chegou a hora de conhecer como realizá-la na sua empresa.
Antes de iniciar o passo a passo, é necessário destacar que o planejamento organizacional é um processo contínuo, no qual a manutenção do mesmo deve ser efetuada sempre que preciso.
Afinal, as transformações do consumidor atual estão cada vez mais aceleradas e os negócios precisam acompanhar tais mudanças para que continuem competitivas no mercado.
Então, separamos 4 passos para desenvolver o planejamento organizacional:
- Análise interna e externa
No primeiro momento é imprescindível que os gestores realizem uma análise de mercado a fim de compreender os fatores internos e externos que irão impactar no negócio.
Dessa forma, para realizar essa etapa você pode utilizar de ferramentas como a análise SWOT. Essa sigla derivada do inglês refere-se a forças, oportunidades, fraquezas e ameaças da organização.
Utilizando essa ferramenta, o time irá analisar quais são os principais pontos fortes e fracos internos da empresa, e quais são as oportunidades e ameaças que o mercado apresenta.
Caso o seu negócio esteja iniciando, é interessante realizar uma análise mais profunda das tendências, concorrentes e desafios que o mercado apresenta. Garantindo, então, um planejamento mais assertivo e coerente com as limitações da empresa.
- Definição de metas e objetivos
Após fazer o levantamento dos pontos fortes e fracos, chegou o momento de definir o grande sonho da empresa. Ou seja, a organização precisa determinar quais serão as metas e objetivos que desejam alcançar.
Esse passo pode parecer complexo, no entanto, é essencial que os gestores façam reuniões de coletas com os colaboradores para entender a visão do time, e o que eles imaginam para a organização no futuro.
Nessa etapa, você pode utilizar de perguntas norteadoras para ajudar o time a pensar no futuro da organização, como, por exemplo:
- Como você imagina a empresa em 1 ano, 5 anos e 10 anos?
- Qual o grande sonho da organização?
- O que desejamos alcançar?
Sendo assim, após esse momento de coleta, os gestores e o time devem definir as metas para a empresa, e as metas de cada setor que irão contribuir para o objetivo final.
- Determinação da estratégia
Nesse momento, você já identificou onde a organização deseja chegar e alcançar. Agora será necessário determinar a estratégia que será utilizada para obter esses resultados.
Para isso será fundamental envolver todos os setores da empresa. Afinal, toda a organização deve contribuir para alcançar o objetivo. Nesse sentido, elabore planos de ação para cada dor identificada e imagine como seria sua execução.
Você pode utilizar ferramentas como a 5W2H que irão facilitar esse momento. Essa ferramenta é baseado em 7 perguntas realizadas para destrinchar os planos de ação, sendo elas:
- O que será feito?
- Por que será feito?
- Onde será feito?
- Quando será feito?
- Por quem será feito?
- Como será feito?
Após responder essas perguntas para cada desafio, a empresa terá insumos para iniciar a execução.
- Monitoramento
Por fim, durante e após a implantação, os líderes devem monitorar constantemente os indicadores do planejamento.
É indispensável realizar essa etapa, pois nela será possível identificar os pontos de melhoria e lições aprendidas que serão importantes para aprimorar o planejamento.
E para finalizar
O planejamento organizacional é uma metodologia criada com o intuito de otimizar a gestão do negócio, trazendo uma visão estratégica da empresa e determinar os objetivos da organização.
Portanto, o planejamento e monitoramento constante se torna indispensável para garantir o sucesso da empresa e garantir maior produtividade e foco do time.
Após esse artigo inicie a transformação na sua empresa e utilize essas dicas para torná-la mais eficiente.