WhatsApp

FALE CONOSCO
PELO WHATSAPP

FIQUE POR DENTRO

FIQUE POR DENTRO
Pessoa criando um plano de ação eficaz

SAIBA O QUE É E COMO FUNCIONA UM PLANO DE AÇÃO EFICAZ!

Concretizar um novo projeto pode ser uma atividade muito animadora, no entanto, fazer com que esses projetos ocorram sem imprevistos não é algo fácil. Você já parou para pensar se todos seus planejamentos acabaram produzindo os resultados esperados? Ou no cronograma e orçamentos propostos?

Para isso, os gestores não devem largar a mão de um bom plano de ação. Este documento é fundamental para  quem quer atingir o sucesso de seus projetos. 

Mas se você ainda não conhece essa ferramenta, preparamos um conteúdo especial para você se convencer da importância de um bom plano de ação para o seu negócio. 

O que é um plano de ação? 

Como o próprio nome já indica, um plano de ação é um documento onde vai estar descrito o planejamento de uma ação, ou seja, de um projeto com objetivo definido. O plano de ação surge após a definição de um planejamento estratégico, portanto, é o documento que irá  guiar a execução de um projeto. 

Assim, no plano de ação está definido informações como as atividades necessárias, sua sequência de execução, os responsáveis, e o cronograma físico e financeiro.  

Quais as vantagens de se realizar um plano de ação na sua empresa?

Acima podemos observar que o plano de ação tem um papel na organização de um projeto, mas quais benefícios reais podemos obter com essa metodologia? 

  • Flexibilidade de utilização: Não há projeto grande o suficiente ou pequeno o bastante para um plano de ação. Logo, você garantir o melhor resultado de seus projetos independente de sua complexidade;
  • Redução de custos: Com o plano de ação, os gestores poderão ter uma base mais fidedigna de recursos necessários, seja físico, financeiros e humanos;
  • Redução de riscos: Assim como os custos, a avaliação de riscos durante a produção do plano de ação auxilia reduzindo imprevistos;
  • Colaboradores mais engajados: Com o plano de ação, as atividades a serem realizadas ficam mais claras. Portanto, seus colaboradores poderão entender melhor suas responsabilidades e se envolver mais com o projeto
  • Alinhamento com planejamento estratégico: Outra vantagem do plano de ação é pôr em prática o planejamento estratégico de acordo com as metas e objetivos traçados. 
  • Qualidade nos seus processos: No plano de ação várias metodologias podem ser adicionadas para promover a solução de problemas e a qualidade na execução de tarefas. 

Como funciona um plano de ação? 

Bom, agora que você conhece as vantagens desta ferramenta, vamos ver como funciona um plano de ação. 

  1. Objetivo: A primeira etapa é a definição de um objetivo do plano, ou seja, onde você quer chegar.
  2. Planejamento: Na etapa de planejamento são definidos quais as atividades a serem realizadas, os responsáveis por cada etapa,  estratégias, recursos, cronograma e bem como os riscos. Outro fator essencial durante o planejamento é a criação de metas, seja de curto, médio ou longo prazo para realização de cada tarefa.
  3. Execução: Aqui tudo que foi planejado vai ser posto em prática. Para isto, todos os colaboradores devem estar cientes de suas responsabilidades e os  recursos necessários disponíveis. Se a etapa anterior foi feita com cuidado, a execução vai ser correr no cronograma e recursos estipulados.
  4. Monitoramento: Como toda ferramenta de gestão, o plano de ação também deve ser acompanhado com indicadores adequados para avaliar se os resultados esperados foram alcançados. Além do mais, a monitorização também permite a identificação de erros e desvios, permitindo a criação de alternativas corretivas de forma precoce. 
  5. Encerramento: Todo projeto tem um início e um fim, da mesma forma um plano de ação. É preciso se atentar que na etapa final não significa que o trabalho para por aí. É nesta etapa que todo o plano será avaliado quanto ao sucesso da estratégia, gerando dados que darão base futuros projetos.

Como fazer um plano de ação eficaz 

Como comentamos acima, o plano de ação é uma ferramenta de gestão, seja de tempo e recursos. Para a elaboração de um plano de ação eficaz, alguns pontos devem ser observados: 

  • Determinar um objetivo claro: O primeiro passo de um plano de ação é saber exatamente o porquê que ele está sendo executado, ou seja, um objetivo. A definição de um objetivo evita que as ações se dispersem, levando há um maior gasto de recursos e tempo em trabalhos desnecessários
  • Ser condizente com a sua realidade: O plano de ação deve ser realista, considerando não apenas as condições internas da empresa como situações externas, como o mercado em sua volta.
  • Crie metas e prazos realistas: Nada mais desanimador do que ter metas impossíveis. Para evitar que sua equipe se sinta desmotivada, crie metas e prazos que esteja de acordo com a realidade de seus colaboradores e recursos.
  • Utilize de ferramentas de gestão: A adaptabilidade do plano de ação permite o uso dessa metodologia para projetos diversos, deste área de gestão, financeiro, marketing ou vendas.

Assim, de acordo com o objetivo da sua ação, diversas ferramentas de gestão podem ser empregadas, tais como: 

  • PDCA: Esta é uma metodologia cíclica, ou seja, os resultados finais são utilizados para guiar a etapa inicial. Desta forma, a melhoria contínua é sempre buscada nesta ferramenta. O PDCA é uma sigla, em inglês, que representa:

P (Planejar): Definir objetivos e planejamento das metodologias e estratégias aplicadas;

D (Fazer): Execução das atividades;

C (Conferir): Avaliação dos resultados obtidos com os planejados;

A (Agir): Este é o momento de agir com base nos resultados obtidos: o objetivo final foi alcançado? Quais melhorias no processo precisam ser feitas? Ou seja, perguntas que irão guiar um novo ciclo.

  • 5W2H: Muito conhecida por sua versatilidade, o 5W2H também é uma sigla em inglês das sete perguntas que devem guiar o alcance de seus objetivos, são elas: 
  1. O que fazer (What):  Quais as atividades necessárias para alcançar os objetivos?
  2. Porque (Why): Qual o motivo ou as vantagens de se realizar este plano de ação?
  3. Onde (Where): Quais os setores responsáveis pelas atividades?
  4. Quem (Who): Quais os colaboradores responsáveis por cada atividade?
  5. Quando (When) Qual o prazo para o cumprimento das atividades?
  6. Como (How): Como as atividades serão executadas?
  7. Quanto (How much): Quanto será o orçamento (físico, financeiro, humano) necessário?

Conclusão 

Chegamos ao fim de mais um conteúdo, hoje você conheceu um pouco mais sobre o que é um plano de ação e sua importância para o sucesso da sua empresa. 

Essa ferramenta auxilia na execução de projetos de diversas áreas, independente da complexidade ou duração. Assim, o plano de ação é um aliado fiel para o crescimento da sua empresa. 

Portanto, criar um plano de ação eficaz é essencial. Então, utilize nossas dicas de como você pode aperfeiçoar seu plano de ação e alcançar todos os seus objetivos.

ANTERIORPRÓXIMA