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Empresa praticando planejamento organizacional

PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL: O QUE É E COMO FAZER EM SUA EMPRESA?

Infelizmente ainda é bastante comum que os gestores não planejem, de forma efetiva, os próximos passos da empresa, ou até mesmo, como alcançar o objetivo principal do negócio. 

Independente do porte ou área de atuação da sua organização, ter um plano de ação focado no resultado, com metas, objetivos claros e alinhados com os colaboradores é essencial para o sucesso do negócio.

Sendo assim, o planejamento é a chave do gerenciamento da empresa. Isso porque, determinar e acompanhar os objetivos da empresa, bem como, elaborar metas que estejam cada vez mais desafiadoras para o time são condições essenciais para reduzir tempo e aumentar a qualidade das entregas. 

Dessa forma, se a sua organização ainda não desenvolveu o planejamento organizacional, seja ele de curto, médio ou longo prazo, é fundamental iniciá-lo quanto antes. Afinal, sem planejamento não é possível realizar previsões ou tomar decisões assertivas.

Para que você possa entender melhor sobre o assunto, esse artigo irá esclarecer alguns pontos:

  • O que é planejamento organizacional?
  • Qual a importância do planejamento organizacional?
  • Como desenvolver um planejamento organizacional?

O que é planejamento organizacional?

De forma prática, planejamento organizacional é o processo contínuo de planejamento do futuro da organização, através da elaboração de planos de ação e cronogramas para que o time alcance o objetivo principal do negócio.

Portanto, o acompanhamento das métricas criadas no planejamento permite a manutenção do mesmo, buscando sempre a melhor versão do negócio. 

Dessa maneira, o planejamento organizacional vai além de um documento com metas e objetivos. Este deve ser parte do cotidiano dos colaboradores, com uma visão focada no propósito da empresa.

Assim, o planejamento organizacional tem como finalidade direcionar a empresa para alcançar seus objetivos com base em 3 pilares do negócio:

  • Missão
  • Visão
  • Valores

Qual a importância do planejamento organizacional?

Agora que você já entende o significado dessa metodologia, é preciso compreender a necessidade de implementá-la no seu negócio.

O planejamento deve ser a etapa inicial para obter algum resultado esperado. No entanto, muitas organizações determinam metas sem desenvolver o plano de execução e monitoramento, porém, os resultados alcançados são a frustração do time e metas não alcançadas. 

Dessa maneira, preparamos 4 benefícios para te convencer a iniciar essa transformação no seu negócio:

  1. Redução de gastos

O planejamento organizacional possibilita uma visão ampliada do negócio, sendo possível acompanhar as atividades e recursos que estão sendo utilizados. 

Dessa forma facilita a identificação de desperdícios, assim como, garante que os colaboradores certos estejam no local para desempenhar suas funções e os recursos necessários. Como consequência, o gestor consegue criar planos de ação de redução de custos e despesas. 

  1. Aumento da produtividade do time

Com o planejamento, os colaboradores compreendem o seu papel na organização e se conscientizam de como suas atividades e responsabilidades irão colaborar para que o time atinja o objetivo final. 

Logo, estimula o comprometimento dos membros e incentiva o foco do time a partir da execução de atividades que realmente estão ligadas ao propósito da organização.

  1. Monitoramento de indicadores

O grande desafio da maioria das micro e pequenas empresas é o monitoramento de indicadores, isso porque, não conseguem determinar quais dados são importantes acompanhar para identificar progresso ou regresso do negócio.

Sendo assim, o planejamento organizacional tem papel importante na resolução desse empecilho. Além da determinação dos objetivos e metas, esse planejamento traz a métrica utilizada para acompanhamento dos resultados, auxiliando as empresas a possuir foco em dados e sair da zona de incerteza do “achismo”.

  1. Decisões assertivas

Garantir que a estratégia está seguindo pelo caminho certo é essencial para obter os resultados desejados.

Logo, o planejamento organizacional garante uma visão analítica da empresa, auxiliando a tomar decisões mais assertivas com base nos indicadores monitorados.

Planejamento Organizacional com decisões assertivas
Foto de fauxels no Pexels

Como desenvolver um planejamento organizacional? 

Agora que você está convencido de que precisa implementar essa metodologia, chegou a hora de conhecer como realizá-la na sua empresa.

Antes de iniciar o passo a passo, é necessário destacar que o planejamento organizacional é um processo contínuo, no qual a manutenção do mesmo deve ser efetuada sempre que preciso.

Afinal, as transformações do consumidor atual estão cada vez mais aceleradas e os negócios precisam acompanhar tais mudanças para que continuem competitivas no mercado. 

Então, separamos 4 passos para desenvolver o planejamento organizacional:

  1. Análise interna e externa

No primeiro momento é imprescindível que os gestores realizem uma análise de mercado a fim de compreender os fatores internos e externos que irão impactar no negócio. 

Dessa forma, para realizar essa etapa você pode utilizar de ferramentas como a análise SWOT. Essa sigla derivada do inglês refere-se a forças, oportunidades, fraquezas e ameaças da organização.

Utilizando essa ferramenta, o time irá analisar quais são os principais pontos fortes e fracos internos da empresa, e quais são as oportunidades e ameaças que o mercado apresenta. 

Caso o seu negócio esteja iniciando, é interessante realizar uma análise mais profunda das tendências, concorrentes e desafios que o mercado apresenta. Garantindo, então, um planejamento mais assertivo e coerente com as limitações da empresa.

  1. Definição de metas e objetivos

Após fazer o levantamento dos pontos fortes e fracos, chegou o momento de definir o grande sonho da empresa. Ou seja, a organização precisa determinar quais serão as metas e objetivos que desejam alcançar. 

Esse passo pode parecer complexo, no entanto, é essencial que os gestores façam reuniões de coletas com os colaboradores para entender a visão do time, e o que eles imaginam para a organização no futuro.

Nessa etapa, você pode utilizar de perguntas norteadoras para ajudar o time a pensar no futuro da organização, como, por exemplo:

  • Como você imagina a empresa em 1 ano, 5 anos e 10 anos?
  • Qual o grande sonho da organização?
  • O que desejamos alcançar?

Sendo assim, após esse momento de coleta, os gestores e o time devem definir as metas para a empresa, e as metas de cada setor que irão contribuir para o objetivo final. 

  1. Determinação da estratégia

Nesse momento, você já identificou onde a organização deseja chegar e alcançar. Agora será necessário determinar a estratégia que será utilizada para obter esses resultados. 

Para isso será fundamental envolver todos os setores da empresa. Afinal, toda a organização deve contribuir para alcançar o objetivo. Nesse sentido, elabore planos de ação para cada dor identificada e imagine como seria sua execução. 

Você pode utilizar ferramentas como a 5W2H  que irão facilitar esse momento. Essa ferramenta é baseado em 7 perguntas realizadas para destrinchar os planos de ação, sendo elas: 

  • O que será feito?
  • Por que será feito?
  • Onde será feito?
  • Quando será feito?
  • Por quem será feito?
  • Como será feito?

Após responder essas perguntas para cada desafio, a empresa terá insumos para iniciar a execução.

  1. Monitoramento

Por fim, durante e após a implantação, os líderes devem monitorar constantemente os indicadores do planejamento. 

É indispensável realizar essa etapa, pois nela será possível identificar os pontos de melhoria e lições aprendidas que serão importantes para aprimorar o planejamento.

E para finalizar

O planejamento organizacional é uma metodologia criada com o intuito de otimizar a gestão do negócio, trazendo uma visão estratégica da empresa e determinar os objetivos da organização.

Portanto, o planejamento e monitoramento constante se torna indispensável para garantir o sucesso da empresa e garantir maior produtividade e foco do time.

Após esse artigo inicie a transformação na sua empresa e utilize essas dicas para torná-la mais eficiente. 

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