FLUXOGRAMA DE PROCESSOS: ENTENDA COMO FUNCIONA ESSE RECURSO

O fluxograma de processos é uma das ferramentas de gestão empresarial mais úteis para uma empresa, já que proporciona uma visão holística de todos os processos do negócio e permite representar e registrar as atividades de maneira didática e intuitiva.

Neste post, vamos explicar no que consiste exatamente um fluxograma de processos, como elaborá-lo de maneira eficiente e quais são os benefícios que sua adoção gera para a rotina das empresas. Acompanhe!

Fluxograma de processos: entendendo o conceito e objetivo

Um fluxograma de processos é uma representação gráfica de um processo. Nele, é possível usar elementos visuais como setas, formas geométricas e legendas para registrar as atividades envolvidas, etapa por etapa, do início ao fim. Dependendo da técnica utilizada, pode-se representar visualmente até mesmo os responsáveis por cada tarefa.

O fluxograma é uma forma prática e simples de enxergar os processos em sua totalidade, de forma detalhada. Além de ser útil para instruir a equipe sobre o papel de cada membro, um fluxograma de processos ajuda a identificar pontos de atenção e possíveis melhorias. 

Optar por essa importante ferramenta é uma maneira de conseguir compreender o processo sem, necessariamente, ter que acompanhar sua execução de ponta a ponta sempre que quiser visualizá-lo. Vale lembrar, contudo, que para elaborar o fluxograma é necessário acompanhá-lo do início ao fim pelo menos uma vez.

O fluxograma de processos serve para, inicialmente, entender o processo por inteiro e, depois que a execução começar, detectar eventuais problemas, identificar oportunidades de melhorias e aplicar modelagens. E, por fim, para documentar o processo visualmente e de forma didática para ser seguido pelos colaboradores. 

Explorando a importância do fluxograma de processos para as organizações

O fluxograma de processo é uma ferramenta muito valiosa para qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte, de seu estágio de desenvolvimento ou do segmento de mercado em que atua.

A seguir, apresentamos os maiores benefícios de usar esse recurso:

Por que fazer um fluxograma dos processos da sua empresa?

Aplicar o fluxograma de processos internamente pode proporcionar maiores resultados para as empresas, independente do seu tamanho e setor de atuação.

Para uma pequena empresa com planos de expansão, por exemplo, criar fluxogramas dos processos permite que o crescimento aconteça de forma ordenada e padronizada.

Já no caso de empresas maiores e consolidadas, não ter fluxogramas para seus processos pode ser fatal para o negócio. Afinal, isso implicaria na falta de padronização das atividades desempenhadas e geraria maior incidência de erros.

Uma das grandes vantagens é que os símbolos usados num fluxograma de processos também são padronizados. Assim, os profissionais que dominam esses elementos conseguem compreender qualquer fluxograma.

Outro benefício é a facilidade de compreensão dos profissionais envolvidos no projeto, já que a ferramenta é visual. Além disso, um bom fluxograma auxilia os gestores a identificar facilmente os erros e as oportunidades de melhoria nos processos da empresa.

Em resumo, alguns benefícios de se construir fluxograma de processos são:

• Definir um padrão a ser seguido, detalhando como o processo deve ocorrer para garantir a qualidade do produto ou serviço;
• Permitir que pessoas de diferentes níveis e setores da empresa entendam como um processo específico ocorre, sem necessariamente acompanhá-lo ou executá-lo. Isso ajuda os gestores a se inteirarem acerca de todos os processos;
• Treinar novos funcionários usando essa ferramenta como um guia para realizar os procedimentos da empresa;  
• Ajudar no entendimento das equipes, já que é uma ferramenta de representação visual, didática e acessível.

Principais tipos de fluxograma de processos usados nas empresas

Existe uma infinidade de tipos de fluxogramas de processos. No geral, eles seguem a lógica apresentada acima, mas alguns trazem mais informações e formas diferentes de representá-las. 

Cada um desses é adequado para diferentes contextos. Cada um possui uma notação, símbolos e regras de construção diferentes.

Alguns dos mais usados em processos produtivos e processos de negócio são:

Fluxograma de processos

Esse pode ser considerado o mais simples dos modelos de fluxograma de processos. 

Com uma notação bem básica, esse tipo é comumente usado por empresas que ainda não possuem uma maturidade tão alta de gestão de processos e precisa que eles sejam dispostos de uma forma muito básica e entendível.

Um fato interessante é que esse modelo é usado pelos profissionais da área de tecnologia para compreenderem um processo antes de criarem uma automação dele em algum software.

A “legenda”, como é chamada, dos símbolos usados para a construção do fluxograma de processos é a seguinte:

Assim, tendo o conhecimento dessa notação é possível construir um fluxograma de basicamente qualquer tipo de processo. Segue um exemplo de um processo de atendimento de clientes em um restaurante:

BPMN – Notação e Modelo de Processo de Negócios

A Notação de Modelagem de Processo de Negócios é um dos mais completos métodos de construção de fluxograma de processos. 

Ele permite um detalhamento muito rico de informações acerca da operação, mas ainda segue a mesma lógico dos fluxograma de processo mais simples.

O BPMN conta com uma legenda e “regras” de construção bem vasta, as quais permitem uma combinatividade de elementos muito alta e uma representação bem destrinchada do processo. 

Normalmente, é usado quando se tem um conhecimento mais profundo sobre processos e sobre a própria metodologia. É bastante recomendado para basicamente qualquer tipo de processo.

Dentre os vários recursos a mais que o BPMN traz, um dos elementos que podem ser vistos nele é o conceito das raias: linhas que cruzam o fluxograma a fim de indicar qual a pessoa ou setor responsável por cada atividade.

Segue um exemplo de fluxograma BPMN:

Diagrama de processo 

Também conhecido como notação ASME, o diagrama de processos já traz uma visualização um pouco diferente dos demais.

Ele é altamente indicado para processos produtivos, de chão de fábrica mesmo, pois traz consigo informações relativas à produção em si.

Passo a passo da elaboração e aplicação de fluxogramas de processo

Não basta somente construir o fluxograma do processo, ele precisa ser bem utilizado no dia a dia de forma estratégica para que seus benefícios sejam visíveis e tragam retorno para a empresa.

Para isso, construir o fluxograma e gerenciá-lo é vital para o “sucesso” do mapeamento do processo. Para isso, é importante seguir a seguinte ordem:

1. Definir qual é o processo

A primeira etapa é “escolher” qual processo será mapeado e definir bem o que é esse processo. É nesse momento que se define as “fronteiras” do processo, ou seja: onde, quando e como ele começa e onde, quando e como ele termina. 

É aqui que se define o que o dá o “start” no processo e qual o seu resultado.

Essa parte é extremamente importante, isso porque é muito comum que diversos processos se cruzem em uma empresa e isso pode acabar confundindo o que é do processo em questão ou não. 

2. Mapear as etapas do processo

Com as fronteiras bem definidas, é hora de entender o que está entre o começo e o fim, ou seja: etapas, atividades, responsáveis, recursos e decisões envolvidas.

Esse é o momento de fazer o mapeamento propriamente dito, que é o acompanhamento do processo a fim de identificar todos esses pontos. É muito válido usar ferramentas que auxiliem nessa coleta e registro: bloco de notas, gravadores, cartolinas, etc.

Em alguns casos não será possível acompanhar todo o processo ocorrendo, nesse momento pode-se recorrer à entrevista com os envolvidos no processo, na qual deverá ser perguntado o que for preciso para entender o andamento do processo.  

Todas as informações coletadas devem ser registradas e, posteriormente, escolhido qual o modelo de fluxograma será usado para dispor aquelas informações e, por fim, construir o fluxograma.

Esse fluxograma obtido nessa etapa é conhecido como “as is“, ou seja: é o processo como ocorre na atualidade.

3. Analisar e aplicar melhorias no processo

Tendo em mãos o fluxograma do processo as is, o momento é de estudá-lo buscando identificar problemas no processo, pontos que podem ser melhorados, etapas que podem ser tiradas, adicionadas ou mudadas e desperdícios que podem ser eliminados.

Para isso, é preciso que pessoas estratégicas estejam envolvidas na análise. Dependendo do processo, pode ser que os operadores que o desempenham estejam envolvidos, bem como seus supervisores ou gerentes, ou até um gestor da alta administração.

Algo muito válido aqui é sempre ter uma visão externa para apontar aspectos que às vezes não são vistos por quem está no dia a dia, o que normalmente é feito por um consultor externo ou alguém que não esteja totalmente envolvido no processo. 

Desse modo, o processo deverá ser redesenhado já com as melhorias desejadas, o fluxograma deve ser ajustado para representar esse novo modelo, isso é chamado de processo “to be“.

4. Documentar e apresentar o processo

O fluxograma to be pode ficar em um manual junto a outros processos, pode ser impresso de forma visual em uma parede no local onde ele ocorre, pode ser colocado em um portal virtual da empresa… as possibilidades são infinitas. 

Em alguns casos, em empresas mais tecnológicas, o novo processo é parametrizado em algum software.

O que é mais válido é colocá-lo de forma estratégica para que ele seja acessado e visualizado pelos que vão utilizá-lo rotineiramente. 

Feito isso, o novo processo deve ser apresentado para os que são envolvidos de alguma forma com eles e que precisam entender como é o novo padrão para que ele possa ocorrer da melhor forma.

Vale ressaltar que antes de “bater o martelo” sobre como o processo irá ficar no modelo to be, as melhorias devem ser validadas, especialmente com quem vai desempenhar o processo. 

5. Monitorar desempenho do processo

Por fim, o que precisa ser feito para que o fluxograma do processo seja usado e traga os benefícios esperados para a organização é o monitoramento dessa operação.

Isso pode ser feito com o uso de indicadores de desempenho do processo ou relatórios de desempenho e auditorias, os quais irão permitir que a gerência e a gestão vejam se o processo está obtendo o resultado esperado.

Assim, poderá ser feito um acompanhamento para que o processo e o seu padrão disposto no fluxograma de fato seja seguido e os resultados obtidos sejam os melhores.

Como aplicar o fluxograma de processos na empresa?

Uma recomendação importante é deixar o fluxograma o mais sucinto possível. Ao elaborar essa representação gráfica, quanto mais enxuto for o recorte, melhor.  Por isso, é muito comum criar fluxogramas específicos para cada setor.

Segue um resumo de como aplicar o fluxograma de processos:

• Definir o foco do fluxograma, que normalmente é seu título;
•  Determinar o início e o final do processo que será representado;
• Mapear as atividades e setores envolvidos no processo;
• Localizar relações hierárquicas entre as atividades e setores que estão relacionados ao processo;
• Determinar os símbolos que serão usados na representação do fluxo;
• Enviar o fluxograma à equipe para avaliar o gráfico e identificar se falta alguma informação relevante.

Principais símbolos utilizados em um fluxograma de processos

Na hora de desenvolver o fluxograma de processos de uma empresa, é importante definir os símbolos utilizados. Eles são padronizados, para que todos possam entender facilmente, e seus significados e funções são previamente definidos. 

Os principais símbolos são:

• Retângulo de bordas arredondadas: determina o início e o fim do processo;
• Losango: demonstra situações que, de acordo com a decisão tomada, podem ter rumos diferentes;
• Retângulo: descreve todas as etapas operacionais de um processo;
• Círculo: conecta as etapas distantes de uma mesma página do fluxograma;
• Setas: apontam o fluxo entre as etapas do fluxograma.

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